Styrelseprotokoll år 2017
Styrelseprotokoll 2018-10-04 – nr 8
Närvarande: B-O Petersson, Mattias Kanje, Mats Olsson, Claes Wickman, Angelica Porcile, Mona Larsson, Johan Kjellnäs, Åke Svensson, Carl Enlund och inbjuden gäst Jesper Birgemo (pkt 4), Simon Gottfridsson och Jeanette Fransson (pkt 6)
§1
Ordförande öppnade mötet.
§2
Mona valdes till sekreterare (skrev punkt 1-5) kommunens representant (skrev punkt 6) och Mats (skrev punkt 7-12)
§3
Mats valdes till justeringsman.
§4
Gäst på vårt styrelsemöte var Jesper Birgemo som berättade om Kalmar Södra IF’s erfarenheter av bildande av ny sektion inom huvudföreningen. Kalmar Södra var förut bara en fotbollsförening. Påtryckningar kom från innebandy, handikappidrott, rugby, friidrott. Klubben har idrottsverksamhet för pojkar/flickor, män/kvinnor, funktionshindrade. Klubben har en styrelse med 6 ledamöter. Klubben har ett föreningsnummer. Att klubba igenom en sektion går ganska snabbt. I herr och damfotbollen finns det en sektionsordförande. Man har inget eget ekonomiskt ansvar. Man lämnar rapporter på mötena. Hela klubben har gemensam ekonomi. Det finns inga formella krav hur sektionsmöten ska skötas. Det är ett nollsummespel i varje sektion. Det finns ingen stöttning mellan sektionerna. Idrottsplanerna ligger inte på samma ställe, inte heller omklädningsrummen.Alla sektioner har låsta färger och låst reklam på sina matchställ. Man kan däremot ta in egna sponsorer på träningsställen. Alla intäkter hamnar i samma pott. Bokföring finns redan.
§5
Styrelsen gick igenom förra styrelseprotokollet.
§6
Byggnation av nya tennisbanor. Se minnesanteckningar i Bilaga 1.
§ 7
Två representanter från Swedbank var inbjudna på ett möte på KTK för att reka förutsättningar för lån av eventuell framtida utbyggnad av hall. BO, Carl, Åke och Lotta deltog på mötet. Frågan bordlades.
§ 8
GDPR: Inget nytt.
§9
Ekonomiskt underlag (BR, RR) har skickats ut inför mötet. I övrigt är ekonomin en del i punkt 10.
§10
Ny armatur och belysning till innebanora
Ta ner gammal armatur, 50-70 tkr, Sätt upp ny armatur, 40-60 tkr. Armatur och belysning uppskattas till ca 860 000 kr. Beslut att det är OK att gå vidare efter att Åke erhållet kontrakt med leverantören (samma som Tabergsdalen har) och stämmer av med BO. Bidrag på delar av beloppet erhålls via kommunen.
Nya värmepumpar
Värmepumpar kommer köpas in enligt tidigare beslut. Beslut om styrenhet: Förutsatt styrenhet behövs eller rekommenderas av Avent så kan det också köpas in, kostnad ca 75 tkr (ca 25 tkr efter bidrag för klubben). Avent kan påbörja inom 6-8 veckor. Byte måste planeras in så att inte stör träning och tävlingar. Preliminärt ansågs det av tränarna bästa att göra under våren, eventuellt sportlovet.I samband med att borra för bergvärme så lyfte Mats frågan kort om klubben ska passa på att se förutsättningar för att skapa en brunn/ vattentillgång för framtida potentiella torkperioder. I samband med projekt Tallhage och nya utebanorna så fick Åke uppdrag att meddela kommunrepresentanterna Jeanette/Simon om de två bergvärmhål som finns sedan tidigare.
Besiktning tak
Beslutades att det är Ok att beställa besiktning (ca 7000 kr) samt efterföljande underhållsplan, om personalen upplever att priset är relevant för underhållsplanen.
Golv
Diskussion om att lagning av golvet på tennisbanorna. Personalen frågar efter ny offert på lagning av golv.
Traktor
Behovet av traktor bordlades och tas upp till fråga igen till våren.
Bollmaskin
Klubben avstår tills vidare att köpa in nya bollmaskin.
§11
Uppföljning av genomförda workshop: Bordlades.
Datum för tredje avslutande möte får bestämmas mail-ledes
§12
Övrigt:
Elit satsning: Styrelsen ställde sig positiva till förslaget om Elitsatsning. Detaljer i innehåll presenteras av personalen senare inklusive förtydligande att det gäller topp 20-spelare (se bilaga 2)
Styrelsen informerades om att Martin har sagt upp sig.
Justeras Mats Olsson Vid protokollet Mona Larsson
Styrelsemöte Kalmar TK 2017-10-12 – 7
Mattias Kanje, B-O Petersson, Per Albertsson och Johan Kjellnäs
Representant från personalen Åke Svensson
Frånvarande: Angelica Porcile, Mona Larsson
§1
Mötet öppnades.
§2
Mattias utsågs till sekreterare i Monas frånvaro. Per Albertsson utsågs till justeringsman.
§3
Förra styrelsemötets protokoll gicks igenom och lades till handlingarna.
§4
Ekonomin – Den ekonomiska rapporten var inte periodiserad mot förra årets resultat och balansrapport. Därför svårt att göra säkra jämförelser. Man ser dock att verksamheten med Padel och racketuthyrning går bra. Man ser även en förmodad minskad intäkt på tennisskolan.
§5
Styrelsen beslutar enhälligt att stå bakom Johan Kjellnäs översikt på nya tennisbanor ute och framtida hallutbyggnad motsvarande ytan för bana 4 och 5 ute.
§6
Diskussion angående Kalmar TK:s nuvarande verksamhet och hur vi kan utveckla den i framtiden. Personalen i samarbete med styrelsen ges i uppgift att arbeta fram aktiviteter och strategi för att bland annat försöka öka antalet ungdomar i tennisskolan, hitta former för att kombinera bredd och elitsatsning. Tävlingsverksamhet, träningsläger för andra klubbar, utbyte med andra klubbar etc. Mattias skall ta fram ett arbetsmaterial med idéer att jobba vidare utifrån. Avstämningsmöte planeras med personalen framöver för att lägga upp detaljerade riktlinje
§7
Diskussion angående mail från personalen till styrelsen angående formen för framtida hallutbyggnad med tanke på att Padelverksamheten växer fort i Sverige och det finns flera aktörer som letar lokaler för att starta inne-Padel. Styrelsen förordar i nuläget att vi siktar på två inomhusbanor i tennis och två inomhusbanor för Padel.
§8
Övriga punkter – Euroexpo har ställt frågan om att hyra tennishallen för mässa v6 eller v7 under 2019. Styrelsen säger ja till detta. Normal ersättning med spelkuponger delas ut till abonnemangsinnehavare. B-O Peterson och Åke Svensson informerade om Tennis Syds möte i Växjö Tyvärr dålig uppslutning. Oskarshamns TK, Växjö TS, Karlshamns TK, Kalmar TK och Tabergsdalens TK var de enda som deltog på mötet. (Detta möte var för klubbarna i Blekinge och Småland). Sammanfattning från mötesprotokollet inklippt nedan:
” Seriespel
För långa resor
Enklare spelform
Färre spelare i juniorligans respektive lag
Mer lokala serier
Tar många år att bygga upp många serielag i en klubb
Fördel för föreningar som har nära till andra (Bankeryd, Jönköping, Tabergsdalen, Värnamo, etc.)
Tävlingar
Sämre möjligheter att marknadsföra tävlingar i det nya systemet. Hur kan vi bättre nå ut med information om tävlingarna?
Tävlingsplanering – För många kollisioner med tävlingar i samma kategori
Prioritera Klubbsamarbeten
Få igång klubbsamarbete för att öka matchspel så småskaligt som möjligt
Kortare format, helst under en dag så enkelt som möjligt
Större frihet efter sanktion
KM, RM, SM
Synkronisering av alla tävlingar genom två klubbmöten om året med syfte att samordna tävlingsprogrammet
Utbildning
Istället för att ha två dagars kurser föreslogs att kurserna ska brytas ned i två endagar där kursinstruktören istället åker till deltagarnas klubbar, ställer högre krav på instruktörerna
Gemensamma domarutbildningar för Elitserie- och Division 1- klubbarnas domare inför seriestart
Next Generation Utbildningsläger
Två nivåer av läger, med övernattning, utan övernattning
Spets från 14 år och uppåt
Stöd i hemmiljö (Tennis Syds personal)
Viktigt med läger från 15 år och uppåt
Tveksamma till läger för 10 åringar.
När läger genomförs runt om i regionen i olika klubbar istället för som nu på ett och samma ställe hela tiden bidrar det till extra stimulans och energi (samt inkomster) hos de föreningar som står som värdar. ”
Sekreterare Mattias Kanje Justeringsman Per Albertsson
Styrelsemöte Kalmar TK 2017-08-24 – 6
Närvarande: Mattias Kanje, Per Albertsson, Johan Kjellnäs, Mona Larsson, Angelica Porcile
Representanter från personalen: Åke Svensson, Carl Enlund, Lotta Samuelsson
Representanter från Kommun / Kifab: Ola Johansson / Michael Gelebo
§1
Ordförande öppnade möte
§2
Per Albertsson valdes till justerare
§3
Föregående protokoll godkändes
§4
Michael Gelebo presenterade två förslag på placering av idrottshall för planerad grundskola på Gröndal
Förslag 1 innebär att kommunen bygger en idrottshall väster om hallen på bana 1
Förslag 2 innebär att Kalmar TK bygger om halva nuvarande hall, södra delen, för skolidrotten och hyr ut till kommunen. Samtidigt byggs ny hall på utebanorna 2-5 och nya utebanor i Tallhagen norrut. Investeringsbidrag till ny hall samt ett långsiktigt hyreskontrakt utlovades.
Styrelsen markerade att de tidigare meddelat att man inte accepterar att ny hall byggs på bana 1, vilket skulle förstöra klubbens utemiljö ”vardagsrum”. Styrelsen ifrågasatte också varför förslag att placera idrottshall på IFK Kalmars område inte är ett alternativ och efterlyste ett klart och trovärdigt svar på frågan.
Ordförande förklarade att klubben i dagsläget inte har planer på att bygga ut verksamheten.
Visserligen har planer på ett racketcentrum varit aktuella, men detta byggde på att det fanns samarbetspartners för medfinansiering. Om det blir en utbyggnad av lokalerna i framtiden ser det i dagsläget ut att bara omfatta tennisverksamheten.
Styrelsen beslutade att förslag skall utvärderas i följande ordning:
1. Skolidrotten förläggs på IFK Kalmars område
2. Förslag 2 enligt ovan. Detta är dock ett stort projekt för klubben och kräver en noggrann kalkyl. Ny tennishall inkl. utebanor ska vara i drift innan ombyggnaden till skolidrotten genomförs. Klart besked om att inga planhinder kommer att finnas för att bygga tennisbanor i Tallhagsskogen är en förutsättning.
§5
B-O Peterson valdes till ny vice ordförande då Mats Gustafson avgår
§6
Padeln går bra. För att få ett bra flyt i verksamheten skulle dock innebanor behövas.
§7
Ingen ekonomisk rapport till detta möte
§8
Ny tränare aktuell. Johannes Jansson som kommer att arbeta 7tim/vecka onsdag och lördag
Per Albertsson Johan Kjellnäs
Justeras Vid pennan
Styrelsemöte Kalmar TK 2017-06-01 – 5
Närvarande Mattias Kanje, Mats Gustafsson, B-O Petersson, Johan Kjellnäs, Per Albertsson, Mona Larsson
Representanter personal Lotta Samuelsson, Åke Svensson, Carl Enlund
§ 1
Ordförande öppnade mötet.
§ 2
B-O Petersson utsågs att justera protokollet.
§ 3
Styrelsen gick igenom det förra protokollet och lade det till handlingarna.
§ 4
Mattias och B-O har varit på möte angående Tallhagsskolans eventuella hallbygge. Klubben blev lovad att utebanorna 2-5 kan läggas om. Man kan inte lova ledbelysning eller värmepumpar.
§ 5
Styrelsen vill att kommunen utreder att eventuellt lägga idrottshallen på parkeringsplatsen. Ett ytterligareförslag ifrån styrelsen är att kommunen kan låta vrida fotbollsplanen 90 grader.
§ 6
Styrelsen uppdrog åt Mattias att prata med Björn Strümpel och Johan Damne angående det fortsatta arbetet med Tallhagsskolans idrottshall.
§ 7
Lotta redovisade att ekonomin är i balans.
§ 8
3 personer har visat intresse för att vilja vara tennistränare under ht-17.
§ 9
Styrelsen konstaterar att medlemsantalet för juniorer har sjunkit medan det är oförändrat för seniorer.Det finns dock ett antal ungdomar som fortfarande står i kö och som inte kommit in i någon grupp. Detta beroende på brist på tider/tränare.
§ 10
Lotta informerade om att PadelCupen kommer arrangeras i september 2017 och fr o m 2018 planeras utomhus KM flyttas från juni till september.
§ 11
Styrelsen kunde konstatera att swish funkar bra för klubben. Kostnad på 2 kr/swish för KTK.
§ 12
Mattias skickar ut förslag på mötesdatum i höst för augusti, oktober och december.
§ 13
Klubben har sökt 50.000:- för ett utvecklingsprojekt (periodisering) med Johan Enoksson och fått dessa pengar.
Björn-Olof Peterson Mona Larsson
Justeras Vid protokollet
Styrelsemöte Kalmar TK 2017-03-23 – 4
Närvarande: Mattias Kanje, Mats Gustafson, Per Albertsson, B-O Petersson, Angelica Porcile och Mona Larsson
§ 1
Ordförande öppnade mötet.
§ 2
Mats Gustafsson valdes som justerare.
§ 3
Föregående mötesprotokoll gicks igenom och lades till handlingarna.
§ 4
Mattias gick igenom förändringar inom personalstyrkan. Det gäller bl.a. inom vaktmästeriet. Mattias informerade också om de olika sprint tävlingarna som kommer att hållas. Mini/Midi och JuniorSprinten kommer att genomföras. SeniorSprinten däremot kommer att ställas in på grund av för få anmälda.
§ 5
Lotta håller för närvarande på med att prissätta padel.
§ 6
Åke är invald i styrelsen till Tennis Syd.
§ 7
Mattias informerade om medarbetarsamtalen som han har hållit med personalen. Den här omgången har allafått samma lönepåslag.
§ 8
Mattias informerade om mötet med Pär Svanfeldt. Styrelsen diskuterade, om kommunen tar en utebana vid gymnastikhallsbygge för nya Tallhagsskolan så borde det vara skäligt att klubben får en annan bana istället.Det borde samtidigt göras en detaljplan med ett bygglov att få bygga fler utebanor. Kommunen kan även ta på sig att lägga om de befintliga utebanorna. Mattias har inte fått någon ny mötestid med Pär Svanfeldt.
§ 9
Mattias kommer att begära ut arrendeavtalet för att få klarhet i när det löper ut.
§ 10
Ekonomin är fortsatt bra.
§ 11
Ordförande avslutade mötet.
Mats Gustafson Mona Larsson
Justeras Vid protokollet
Styrelsemöte Kalmar TK 2017-03-16 – nr 3
Närvarande: Mattias Kanje, Mats Gustafson, B-O Petersson, Mona Larsson och Angelica Porcile
§ 1
Styrelsen konstituerar sig
| Ordföranade | Mattias Kanje | (omval 1 år) |
| Vice ordförande | Mats Gustafson | |
| Sekreterare | Mona Larsson | (omval 2 år) |
| Ledamot | Johan Kjellnäs | |
| Ledamot | Björn-Olof Petersson | (omval 2 år) |
| Ledamot | Angelica Porcile | (nyval 2 år) |
| Ledamot | Per Albertsson |
§ 2
Firmatecknare
Ordförande Mattias Kanje (701119-4615) och Lotta Samuelsson (611201-7808) skall vara firmatecknare.
Mattias Kanje Mona Larsson
ordförande sekreterare
Styrelsemöte Kalmar TK 2017-03-16 - nr 2
Årsmöte i Kalmar Tennisklubb för verksamhetsåret 2016
§ 1
Mötet förklarades behörigen utlyst.
§ 2
Ordförande Mattias Kanje förklarade mötet öppnat.
§ 3
Mattias Kanje valdes som ordförande för mötet. Mona Larsson valdes som sekreterare till mötet.
§ 4
Dagordningen godkändes.
§ 5
Att som justeringsmän jämte ordförande justera protokollet valdes Mats Olsson och Stefan Malmgren.
§ 6
Hugo Landin valdes till Årets Junior 2016. Motiveringen är att:
”Hugo Landin är en stor fysisk talang med en mycket lovande tennisframtid. Hårdslående Hugo har tagit fina skalper på tennisbanan de senaste åren. Fortsätter han utvecklas i samma takt har han stor chans att nå ändra fram till Sverigetoppen i sin åldersklass. Hugo är en lugn person som fungerar mycket bra i träningsgrupperna. Han hjälper gärna till när det behövs göras något på Kalmar Tennisklubb. Fortsätt att träna på så får vi se nya stordåd på tennisbanan i framtiden”
§ 7
Verksamhetsberättelsen godkändes. Värt att påpeka var att medlemsantalet har sjunkit i synnerhet på ungdomssidan. Klubben har aldrig haft så många duktiga juniorer som nu. Det har heller aldrig funnits så många vuxenkurser som nu. Det är bra beläggning på banorna. 7-8 heltidsanställda. Ett stort A-lag.
§ 8
Efter att Håkan Sporrong föredragit revisionsberättelsen, beviljades styrelsen ansvarsfrihet.
§ 9
Mötet beslutade att ingen höjning ska ske gällande medlemsavgiften.
§ 10
Inga förslag hade väckts av styrelsen eller inlämnats till styrelsen av röstberättigad medlem minst 7 dagar före mötet.
§ 11
Följande val förrättades:
- Mattias Kanje valdes som klubbens ordförande för ett år.
- Omval på Mona Larsson och B-O Petersson för två år
- Nyval på Angelica Porcile för två år
- Omval på Carl-Magnus Bäck och Håkan Sporrong som revisorer för vardera ett år
- Jonas Landin och Jan Liljegren valdes till revisorssuppleanter för vardera ett år
- Till valberedning valdes B-O Petersson, Christina Thureson och Mats Olsson. B-O Petersson är sammankallande.
§ 12
Mötet förklarades avslutat.
Mattias Kanje Mona Larsson
Ordförande Sekreterare
Mats Olsson Stefan Malmgren
Justeras Justeras
Styrelsemöte Kalmar TK 2017-01-19 – nr 1
Närvarande: Mattias Kanje, Mats Gustafson, B-O Petersson, Johan Kjellnäs, Per Albertsson
Representant personal: Åke Svensson
§ 1
Mattias utsågs till sekreterare i Monas frånvaro. B-O utsågs att justera protokollet.
§ 2
Förra mötets protokoll gicks igenom och lades till handlingarna.
§ 3
Mattias, B-O och Åke informerade om mötet på kultur och fritidsförvaltningen angående möjligheterna att bygga i Tallhagen. Representanter från kultur och fritidsförvaltningen var Lolita Persson, Per-Ola Johansson och från samhällsbyggnadskontoret närvarade Emil Stille. Detaljplansarbete pågår för en konstgräsplan för fotboll i Tallhagen. Om Kalmar TK skall kunna genomföra eventuell hallutbyggnad krävs att vi får bygga nya utebanor i Tallhagen. Vi vill därför ha med mer än bara en konstgräsplan för fotboll i den kommande
detaljplanen. På mötet beslutades att en samverkansgrupp kommer att tillsättas av de nämnder som är involverade samt med representanter från Kalmar TK och IFK Kalmar. Per-Ola Johansson är sammankallande.
§ 4
Styrelsen beslutar att ta kontakt med barn och ungdomsförvaltningen för att diskutera nivåerna i ett eventuellt hyresavtal för skolidrott om vi beslutar oss för att bygga ut tennishallen. Vi vill ha besked om förutsättningar för lokalvård och vaktmästeri innan vi går vidare med ytterligare ritningsarbete. Mattias tar kontakt med barn och ungdomsförvaltningen för att bestämma ett möte.
§ 5
Ekonomin. Verksamhetsåret 2016 går minus. Orsakerna är bland annat markarbetet för Padel och minskade intäkter på hyra av hallen. (Vi hade ingen julshow som tidigare år och detta har påverkat ekonomin). Vi har heller inte erhållit de 150 000 SEK i bidrag från Smålandsidrotten för Padelbanornas markarbete. Förslag framkommer på att försöka öka sponsorintäkter. Både i stort och smått. Exempelvis undersöka möjligheten till fler bygglov för reklamskyltar på hallen. Företagsevent kring tennis och Padel.
§ 6
Mattias har bokat in medarbetar/lönesamtal med samtlig personal som är heltidsanställd. Dessa startar i slutet på januari.
§ 7
Inför årsmötet – B-O tar upp förslag på personer till valberedning som inte är anställda av klubben då detta framgår av klubbens stadgar att valberedningen inte får bestå av anställda. B-O ser till att det kommer upp på årsmötets dagordning. Diskuterades också att damsektionen som har stor verksamhet kan ha någon som är intresserad av styrelsearbete.
§ 8
Övriga frågor:
a) Vi fick avslag från arvsfonden för Padelbygge inomhus
b) Vi fick inget investeringsbidrag för LED-belysningen i hallen eller för nya förvaringsskåp i korridoren utanför gymmet.
c) Åke informerar om planerna för tennisgymnasium. Han har möte inbokat för att diskutera med ansvariga tjänstemän 20/1. Tidigast möjliga start är HT 2018.
d) Rekrytering av tränare på kort respektive lång sikt med tanke på att Adrian Cerps inte fortsätter HT 2017 beroende på flytt. Beslut att annonsera för ersättare till Adrian men även att ta fram ett koncept för att finansiera heltidsanställd tränare och få plats med det i vår ekonomi och med arbetsuppgifter
e) Beslut att ta in offert för besiktning av taket. Läckage genom lanternin har konstaterats och åtgärdats akut. Johan Kjellnäs påpekar att konstruktionen är gjord efter andra förutsättningar gällande lufttryck än vad som nu föreligger. Risk kan finnas för att det föreligger dolda skador som behöver åtgärdas.
Vid protokollet Justeras
Mattias Kanje B-O Petersson
