Protokoll år 2018
Styrelseprotokoll 2018-12-13 - nr 9
Närvarande: B-O Petersson, Mattias Kanje, Claes Wickman, Mats Olsson, Mona Larsson
Närvarande från personalen: Åke Svensson, Lotta Samuelsson
§1
Ordf. B-O Petersson öppnade mötet.
§2
Mattias Kanje väljs till sekreterare.
§3
Mona Larsson väljs till justeringsman.
§4
Förra styrelsemötets protokoll gicks igenom och lades till handlingarna.
§5
Ekonomin fram till och med november 2018 och prognos för resten av året. Diskussion utifrån resultat och
balansrapport samt en sammanställning som B-O Petersson gjort som delades ut före dagens möte.
Sammanfattningsvis ser man små till medelstora minskningar på tennisverksamheten samtidigt som
Padelverksamheten fortsätter att öka intäktsmässigt och det ganska kraftigt. Uthyrning av hallen för externa verksamheter är oklart i framtiden vad gäller Ironman. Förhandlingar pågår. Vi har å andra sidan två andra event under 2019 där vi hyrt ut hallen och som skapar intäkter. Bland annat en teknikmässa. Ca trettio juniorer står på kö för att komma med i tennisskolan men vi kan i nuläget ej ta hand om dem på grund av tränarbrist. Sponsringsintäkterna har minskat en aning jämfört med 2017 och det bedöms kunna finnas en förbättringspotential för 2019. Intäkter på tävlingsverksamheten har gått ner. Detta är en generell trend för tennisen i Sverige. Antal anmälningar minskar och det är en genrell trend. ITF-turneringen i maj var en stor framgång för klubben inte minst för att få intresse och blickar riktade mot KTK. Den gick med vinst och många upplevde ett lyft för klubben och många hjälpte till för att få tävlingen att flyta på bra. Vissa utgifter för bland annat investeringar i LED-belysning och värmepumpar kommer att hamna på 2018 års bokslut. Vi har
dock fått mycket gynnsamma investeringsbidrag av Kalmar kommun för 75% av de reella kostnaderna. Detta betalas dock ut först efteråt. Enligt dokument som skickats ut av Lotta Samuelsson före mötet är hennes prognosett resultat på ca 200 000 SEK. Beslut att i samband med workshopen 9/1-2019 med personalen och styrelsendiskutera utmaningarna med sänkta intäkter och komma med förslag på åtgärder.
§6
Detaljplanen för Tallhagsområdet. B-O Petersson rapporterar att trafiksituationen fått kritik och just nu utreds. Denna utredning blir klar preliminärt i månadsskifter januari-februari 2019. Innan dess kommer inte klagomål i processen bedömas som gäller till exempel boende på Getingen som överklagat fotbollsplanens placering eller de som överklagat avverkning av tallar för möjliggörande av fyra nya tennisbanor i Tallhagsskogen. Sammanfattningsvis klar försening, (3-6 månader), och oklar prognos på när detaljplanen slutligen fastslås och med vilka eventuella förändringar och justeringar. Det är då också oklart om de byggtider vi förhandlat med kommunen kommer att hålla. Vi får avvakta och se.
§7
Underhåll av tennishallen. Ocab har utfört en besiktning av tennishallen och vi har fått ett besiktningsprotokoll med förslag på åtgärder. En del av åtgärderna bedöms som mer akuta än andra. Vi beslutar att starta en kommitté, se punkt 9, som skall utreda i vilken ordning vi skall utföra underhåll av tennishallen. Det som redan är inplanerat är byte till LED-ljus, byte av värmepumpar och byte av hängrännor, stuprör. Vid tillfället för mötet hade vi ännu inte fått besked om extra investeringsbidrag för hängrännor/stuprännor. Efter mötet har vi dock fått reda på att kommunen godkänt ett extra investeringsbidrag om 158325 SEK. (Datum 2018-12-14). Andra mer akuta åtgärder är läckage på taket i anslutning till lanterninerna. Viktigt att ha en klar analys och prioriteringsordning då det kommer att belasta ekonomin de närmsta åren framöver.
§8
Tränarrekrytering. Åke Svensson rapporterar att sammanlagt tre har hört av sig med tanke på den annons vi haft ute.
Ingen av de som hört av sig har bedömts som att passa in i KTK:s verksamhet. Diskussion fördes om vad vi har störts
behov av. Timanställd tränare eller heltidsanställd tränare. Just nu har vi ingen tränare för ersättning av Martin Sokolowski från och med januari 2019. Viktigt att lyckas med rätt rekrytering. Bör nog också diskuteras vid workshopen
i januari 2019.
§9
Bildande av kommittéer. Beslut att inrätta en fastighetskommitté/hallkommitté som sammankallas av B-O Petersson.
Dess viktigaste uppgift är att se över behovet och prioriteringsordningen för tennishallens underhåll och ta fram
beslutsunderlag för styrelsen. Förslagsvis deltar även Johan Kjellnäs från styrelsen i denna kommitté. Övriga deltagare
i kommittén kommer att tillfrågas av B-O Petersson om de kan tänka sig att deltaga. Lämpligtvis har man då en bakgrund
eller yrkesverksamhet i byggbranschen på något sätt. Förslag på personer att tillfrågas är bland andra Jonas Landin och
Kent Josefsson. Övriga kommittéer som diskuterades var sponsor/marknadsförningskommitté. Vi tog dock inget beslut
om en sådan kommitté vid dagens möte.
§10
Övriga punkter:
- Beslut om att inrätta en elitsatsning. Den startar 1/1-2019. Utvärderas efter första terminen. För detaljer se bifogat
dokument.
- Diskuterades om KTK skall agera försäljare av en ny lott för ökade intäkter. ”Topplott”. Beslut att inte börja sälja lotten.
- Förfrågan av Åke Svensson till styrelsen angående shopen diskuterades. Inga beslut togs idag eftersom det var kort
varsel på frågeställningen. Styrelsen ber att få återkomma.
- Förfrågan från föräldrarna till en av klubbens tävlingsjuniorer angående om klubben skall betala kostnaden för ett
träningsläger i Tennis Syds regi. Styrelsen avslår denna förfrågan med motiveringen att ingen tidigare fått liknande
träningsläger betalt av KTK. Från och med januari 2019 börjar de nya elitsatsningsreglerna att gälla. (Se speciellt
dokument).
- Preliminära datum före styrelsemöte för vårterminen 2019 bestämdes:
Torsdag 7/2 kl 18.30
Torsdag 11/4 kl 18.30
Torsdag 13/6 kl 18.30
Mattias Kanje sekreterare Mona Larsson justeringsman
Styrelseprotokoll 2018-10-04 – nr 8
Närvarande: B-O Petersson, Mattias Kanje, Mats Olsson, Claes Wickman, Angelica Porcile, Mona Larsson,
Johan Kjellnäs, Åke Svensson, Carl Enlund och inbjuden gäst Jesper Birgemo (pkt 4), Simon Gottfridsson och
Jeanette Fransson (pkt 6)
§1
Ordförande öppnade mötet.
§2
Mona valdes till sekreterare (skrev punkt 1-5) kommunens representant (skrev punkt 6) och Mats (skrev punkt 7-12)
§3
Mats valdes till justeringsman.
§4
Gäst på vårt styrelsemöte var Jesper Birgemo som berättade om Kalmar Södra IF’s erfarenheter av bildande av ny sektion inom huvudföreningen. Kalmar Södra var förut bara en fotbollsförening. Påtryckningar kom från innebandy, handikappidrott, rugby, friidrott. Klubben har idrottsverksamhet för pojkar/flickor, män/kvinnor, funktionshindrade. Klubben har en styrelse med 6 ledamöter. Klubben har ett föreningsnummer. Att klubbaigenom en sektion går ganska snabbt. I herr och damfotbollen finns det en sektionsordförande. Man har inget eget ekonomiskt ansvar. Man lämnar rapporter på mötena. Hela klubben har gemensam ekonomi. Det finns inga formella krav hur sektionsmöten ska skötas. Det är ett nollsummespel i varje sektion. Det finns ingen stöttning mellan sektionerna. Idrottsplanerna ligger inte på samma ställe, inte heller omklädningsrummen.Alla sektioner har låsta färger och låst reklam på sina matchställ. Man kan däremot ta in egna sponsorer på träningsställen. Alla intäkter hamnar i samma pott. Bokföring finns redan.
§5
Styrelsen gick igenom förra styrelseprotokollet.
§6
Byggnation av nya tennisbanor. Se minnesanteckningar i Bilaga 1.
§7
Två representanter från Swedbank var inbjudna på ett möte på KTK för att reka förutsättningar för lån av eventuell framtida utbyggnad av hall. BO, Carl, Åke och Lotta deltog på mötet. Frågan bordlades.
§8
GDPR: Inget nytt.
§9
Ekonomiskt underlag (BR, RR) har skickats ut inför mötet. I övrigt är ekonomin en del i punkt 10.
§10
Ny armatur och belysning till innebanorna
Ta ner gammal armatur, 50-70 tkr, Sätt upp ny armatur, 40-60 tkr. Armatur och belysning uppskattas till ca
860 000 kr. Beslut att det är OK att gå vidare efter att Åke erhållet kontrakt med leverantören (samma som
Tabergsdalen har) och stämmer av med BO. Bidrag på delar av beloppet erhålls via kommunen.
Nya värmepumpar
Värmepumpar kommer köpas in enligt tidigare beslut. Beslut om styrenhet: Förutsatt styrenhet behövs eller
rekommenderas av Avent så kan det också köpas in, kostnad ca 75 tkr (ca 25 tkr efter bidrag för klubben). Avent kan påbörja inom 6-8 veckor. Byte måste planeras in så att inte stör träning och tävlingar. Preliminärt ansågs det av tränarna bästa att göra under våren, eventuellt sportlovet.I samband med att borra för bergvärme så lyfte Mats frågan kort om klubben ska passa på att se förutsättningar för att skapa en brunn/vattentillgång för framtida potentiella torkperioder.
I samband med projekt Tallhage och nya utebanorna så fick Åke uppdrag att meddela kommunrepresentanterna
Jeanette/Simon om de två bergvärmhål som finns sedan tidigare.
Besiktning tak
Beslutades att det är Ok att beställa besiktning (ca 7000 kr) samt efterföljande underhållsplan, om personalen upplever att priset är relevant för underhållsplanen.
Golv
Diskussion om att lagning av golvet på tennisbanorna. Personalen frågar efter ny offert på lagning av golv.
Traktor
Behovet av traktor bordlades och tas upp till fråga igen till våren.
Bollmaskin
Klubben avstår tills vidare att köpa in nya bollmaskin.
§11
Uppföljning av genomförda workshop: Bordlades.
Datum för tredje avslutande möte får bestämmas mail-ledes
§12
Övrigt:
Elit satsning: Styrelsen ställde sig positiva till förslaget om Elitsatsning. Detaljer i innehåll presenteras av personalen senare inklusive förtydligande att det gäller topp 20-spelare (se bilaga 2)
Styrelsen informerades om att Martin har sagt upp sig.
Justeras Mats Olsson Vid protokollet Mona Larsson
Styrelseprotokoll 2018-09-06 – nr 7
Närvarande: B-O Petersson, Mats Olsson, Johan Kjellnäs, Mattias Kanje
Närvarande från personalen: Åke Svensson, Carl Enlund
§1
Ordförande B-O Petersson förklarar mötet öppnat.
§2
Till sekreterare i Mona Larssons frånvaro väljs Mattias Kanje. Till justeringsman väljs Johan Kjellnäs.
§3
Bildande av Padelsektion inom Kalmar TK. Vi hade till dagens möte bjudit in Jesper Birgemo som är kassör i Kalmar Södra IF. Kalmar Södra består av flera olika sektioner, bland annat fotboll, innebandy och Rugby. Vi önskade information om hur Kalmar Södra ordnat med olika sektioner och hur styrelsearbetet är upplagt. tyvärr fick Jesper Birgemo lämna återbud då han var tvungen att närvara på annat möte i Malmö. Beslut togs att bjuda in Jesper Birgemo till nästa styrelsemöte. Kalmar TK utreder bildandet av en Padelsektion. Detta kommer att innebära förändringar i klubbens stadgar ifall styrelsen beslutar positivt om en Padelsektion.
§4
Förra styrelsemötets protokoll gicks igenom och lades till handlingarna. Kommentarer: Vi beslutade att ett styrelsemöte under höstterminen och ett styrelsemöte under vårterminen skall ha som stående punkt GDPR.
Vi har ansökt om extra bidrag från Smålandsidrotten angående energibesparande åtgärder för tennishallen. Beslut från Smålandsidrotten kommer antingen efter 16/9-2018 eller efter 1/1-2019. Enligt muntliga besked ser det dock bra ut.
Bengt Helmersson från Svenska tennisförbundet har hört av sig tili oss och frågat om vi är intresserade av att arrangera ITF-turnering i maj 2019. Vi har svarat att vi är intresserade av det. Datum för tävlingen är 13/5-19/5 2019. Vi avvaktar besked om vem som. Blir tilldelade värdskapet för tävlingen.
På nästa styrelsemöte skall vi ta beslut om nya kostnader, avgifter och betalmodeller för vårterminen 2019 och framåt vad gäller de olika aktiviteterna vi erbjuder inom ramen för Kalmar TK:s verksamhet. Lotta Samuelsson tillsammans med övrig personal ansvarar för att olika förslag tas fram för styrelsen att beakta.
§5
Carl Enlund informerar om nytt avtal med Ironman. Ironman och Kalmar kommun har precis tecknat ett nytt avtal för fem år framöver. Inget nytt avtal finns dock mellan Ironman och Kalmar TK avseende hyra av Kalmar TK:s tennishall i samband med tävlingen. Vi får avvakta och se vad Ironman har för önskan. Carl informerar om att slitaget från Ironmans hyra av våra innebanor är lågt. Slitaget som finns på bana fyra har uppkommit efter andra hyresgäster. Tyvärr gick detta bolag i konkurs och har inte kunnat ersätta Kalmar TK för slitaget.
§6
Privata intressenter har haft möte med representanter från Kalmar TK:s styrelse och personal angående bygge av inomhushall för Padel. Med tanke på det arrendeavtal som är skrivet mellan Kalmar kommun och Kalmar TK avseende fastigheten som Kalmar TK bedriver sin verksamhet på är det i nuläget inte möjligt att tillmötesgå det preliminära upplägget av uppförande av inomhuspadel enligt de privata intressenternas önskemål. Styrelsen beslutar att vi skall ta fram kalkyler på bygge av ny inomhushall för både tennis och padel och presentera denna kalkyl för vår bank. På så vis hoppas vi kunna få klart besked om vad som förväntas av oss från Kalmar TK om vi skall kunna finansiera en ny hall på egen hand. Olika finansieringsmodeller kan då planeras utifrån bankens besked.
§7
Vi har fått förhandsbesked om att vi beviljats investeringsbidrag från Kalmar kommun för LED-belysning och nya värmepumpar. I ett mail från Kaja Holmström, Kalmar kommun informeras vi om att vi före den 1/11-2018 skall ha inkommit med rapport och slutgiltig räkning på ny LED-belysning och nya värmepumpar. Om vi inte har hunnit med detta uppmanas vi komma in med en skrivelse som förklarar varför. Detta för att investeringsbidragen inte skall ”brinna inne”. Vi skall lista skälen till varför och då kan vi få ut bidraget vid senare tillfälle. Uppskovet med ansökan skall var kommunen tillhanda senast 15/10-2018. Skälet till att LED-belysningen inte är på plats ännu är att vi velat avvakta Oskarshamns TK:s installation av LED-beslysning. (Den är 350 000 SEK billigare än det anbud vi fått från annan konkurrent som vi är intresserade av). Vi har undersökt ett flertal olika LED-belysningar på olika tennisklubbar runt om i landet. Den som kvarstod var Oskarshamns TK. Den var klar först denna veckan. Intressant i sammanhanget var att dess styrka i belysning inte nådde upp till Svenska tennisförbundets miniminivå utan var tvungen att kompletteras. Styrelsen beslutar därför att gå på belysningen från företaget Leds 4 sports Nordic AB förutsatt att offerten som tidigare givits oss inte avviker för mycket i nuläget. B-O Petersson ansvarar för att ansökan om uppskov kommer kommunen tillhanda före 15/10-2018.
Vad gäller värmepumpar har vi fått offerter från både IVT och från Avent. IVT har lämnat ett anbud som är i storleksordningen 80000 SEK billigare än Avent. Dock är frihetsgraden större för styrning av vissa funktioner större på Avents anbud liksom framtida support och underhåll. Styrelsen beslutar därför att acceptera anbudet från Avent förutsatt att det inte avviker för stort från det ursprungliga anbud vi fått tidigare.
§8
Information om läget för den nya detaljplanen för Tallhagen/Gröndal. Ordförande B-O Petersson informerar att 19/9 skall ärendet upp i Samhällsbyggnadsnämnden. Efter det skall ärendet upp i kommunstyrelsen. Eftersom det är valår riskerar det att fördröjas en liten tid till. Efter kommunstyrelsen skall ärendet upp i kommunfullmäktige 15/10-2018. Om ärendet inte blir överklagat vinner det laga kraft i november 2018. Troligtvis blir det dock överklagat och därför kan man inte räkna med slutgiltigt besked förrän mellan februari 2019 och maj 2019. Mark och miljödomstolen är slutgiltig instans.
I övrigt har Per-Ola Johansson från kultur och fritidsförvaltningen aviserat att han önskar möte med Kalmar TK någon gång under september 2018 för att diskutera igångsättning av den nya tennisanläggningen på Gröndal/Tallhagen. B-O Petersson, Mattias Kanje, Johan Kjellnäs representerar KTK vid kommande möte.
§9
Elitsatsning utöver de gängse avtalen för tävlingsgrupperna. Representanter från Kalmar TK:s styrelse och från Kalmar TK:s tränarteam har haft ett möte med föräldrar till framstående tävlingsjuniorer. Önskemål från föräldrar till spelarna och spelarna själva är att Kalmar TK i större utsträckning skall erbjuda avgiftsfri träningsverksamhet. Orsaken är att spelare från andra klubbar enligt uppgift tränar betydligt mer än vad våra juniorer gör. Tio minuter före dagens styrelsemöte fick vi en skrivelse från en av klubbens tränare med ett förslag på hur den utökade träningsverksamheten skulle kunna se ut. Det var för kort tid för att kunna ta ett skarpt beslut på detta möte. Styrelsen är positiv till en elitsatsning utöver den som den är beskriven i våra nuvarande avtal. Vi erbjuder till exempel ett visst antal fria privatlektioner utifrån gällande rankning eller resultat på tävlingar för spelare underåriga för att ha erhållit rankingpoäng.
Styrelsen vill att samtliga tränare tillsammans skall komma med ett gemensamt framtaget förslag på hur ett elitsatsningsprogram skall se ut. Vi önskar att man tar reda på hur andra klubbar finansierar träning för elitjuniorer i liknande situation. Vi vill också att man tar reda på hur Svenska tennisförbundet kan hjälpa till med resurser med tanke på att man tagit ett beslut om ändrad policy där man man meddelat att resurser skall föras ut på lokal nivå. Styrelsen vill också ha en redogörelse om aktuellt kunskapsläge för hur elitträning för juniorer skall bedrivas på bästa sätt. Dels för bästa resultat på lång sikt och dels för att inte riskera att för stor träningsmängd gör att barnet/ungdomen förlorar lusten och glädjen till tennis och därför väljer att sluta. Om möjligt önskar vi en rapport att ta ställning till i god tid före nästa styrelsemöte.
§10
Rekapitulering av de workshopsmöten som styrelsen och personalen haft under sommaren under ledning av Niclas Wiberg från Smålandsidrotten. Eftersom dagens styrelsemöte dragit ut på tiden beslutar vi att bordlägga frågan till nästa styrelsemöte. I korthet kan dock sägas att kommittéer inom olika områden planeras för att bistå styrelsens arbete framöver. Vi beslutade också att Mats Olsson får i uppdrag att hitta nytt datum tillsammans med Smålandsidrotten för att fortsätta workshops-arbetet.
§11
Övriga punkter. Styrelsen beviljar att en elektronikmässa i maj 2019 får hyra tennishallen. Åke Svensson skall kolla upp gällande elavtal och kontakta Stefan Joelsson för rådgivning om vilket avtal som är det bästa och om vi skall byta. Carl Enlund har fått ansvar för att kontakta Conservator för en besiktning av tennishallen så att vi får en uppfattning om vilka underhållsåtgärder som behövs. I första läget skal en offert på besiktning beställas. Läckage har noterats på ett flertal ställen vid kraftigt regn. Önskemål från styrelsen att få ut ekonomirapporter minst en vecka före kommande styrelsemöte. Om Lotta Samuelsson inte har möjlighet att delta i styrelsemötet önskas en skriftlig rapport om läget i ekonomin i samband med att resultat och balansräkningen skickas ut till styrelsen. Förfrågan har inkommit från Jon Björklund om vi kan tänka oss att ha en Padelbana inomhus på nuvarande innebana nr 4. Styrelsen beslutar att inte upplåta inomhusbana fyra för Padel. Det skulle inkräkta alldeles för mycket på vår tennisverksamhet.
Mattias Kanje Johan Kjellnäs
Sekreterare Justerare
Styrelseprotokoll 2018-06-07 – nr 6
B-O Petersson, Johan Kjellnäs, Claes Wickman, Mona Larsson, Mats Olsson
Från personalen: Åke Svensson och Lotta Samuelsson
§1
Ordförande öppnade mötet.
§2
B-O Petersson valdes till justeringsman.
§3
B-O informerade om det extrainsatta styrelsemötet som behandlade den utökade skolidrottshallen. Klubben ställer en del motkrav gentemot kommunen. Överenskommelsen (se bilaga 1) blev resultatet. Styrelsen diskuterade för- och nackdelar. B-O samlar ihop våra synpunkter och mailar kommunen.
§4
Gällande GDPR har Lotta lagt ner ett mycket stort jobb på detta och all tänkbar information finns på klubbens hemsida.
§5
Kommunen har beviljat KTK ca 1,2 miljoner i investeringsbidrag för installation av LED-belysning och värmepumpar
i tennishallen. Åke och Calle har varit runt på olika tennisklubbar för att kolla deras LED-belysning. Åke förespråkar
Tabergsdalen och Stockholms Tennisklubb.
§6
Styrelsen beslutar att söka bidrag för investering från Smålandsidrotten.
§7
Rising Star-turneringen 12-19 maj
Vi var alla överens om att det varit ett mycket lyckat arrangemang som visar att klubben klarar av att anordna även större internationella tävlingar. Vi fick också ett mycket gott betyg av Svenska Tennisförbundets representant, Bengt Helmersson. Bengt kommer att rekommendera oss när Tennisförbundet i höst kommer att besluta om vilka klubbar som kommer att få arrangera nästa års tävlingar på ITF-touren. Han berättade då om att förbundet håller på med en översyn av tävlingarna på internationell nivå så vi får hoppas att turneringen får vara kvar i nuvarande form och att vi får fortsatt förtroende att arrangera tävlingen. Detta inte minst mot bakgrund av att vi i framtidenkommer att disponera ett större antal delvis nyanlagda grusbanor.
Lotta presenterade också en ekonomisk redogörelse för turneringen. Av Lottas redovisning framgår glädjande nog att turneringen lämnat ett överskott (30 000 kr). Intäkterna som huvudsakligen kommer från Tennisförbundet och
Riksidrottsförbundet uppgick till 280 000 kr medan utgifterna (prispengar ersättning till domare m m) uppgick till
250 000 kr. Av Lottas redovisning framgår också att klubbens anställda och medlemmar lagt ner sammanlagt 640
timmar under tävlingen.
§8
Workshopen
Mats informerade om workshopen som inleds måndagen den 25 juni kl. 17.00 på Stadshotellet. Efter en kort inledning
där B-O berättar om klubbens verksamhet och det ekonomiska läget kommer vi att med hjälp av idrottskonsulenten
från Smålandsidrotten diskutera olika framtidsfrågor. En ny workshop med uppföljning är planerad till någon gång
efter sommaren. Tid och plats för denna kommer att bestämmas senare.
§9
Övriga frågor
Personalen väckte frågan om höjning av avgifterna för banhyror och abonnemang för höstterminen 2018. Denna fråga har diskuterats vid styrelsemötet 2017-12-14 (8). Under paragraf 4 anges följande:”Styrelsen beslutar att inte höja avgifterna för banhyra och abonnemang för 2018.”Enligt detta beslut ska avgifterna således vara oförändrade under 2018. Däremot finns det anledning att under den förestående workshopen ta upp en diskussion om avgifterna för våra olika slags verksamheter ligger på en rimlig nivå.
B-O kom med förslag till datum för höstens styrelsemöten enligt följande:
Torsdag 23/8 kl 18.30
Torsdag 11/10 kl. 18.30
Torsdag 13/12 kl. 18.30A
Anmälan om förhinder kan göras till B-O och Lotta.
Justeras Vid protokollet
Björn-Olof Petersson Mona Larsson
Styrelseprotokoll 2018-04-25 – nr 5
Närvarande: B-O Petersson, Mattias Kanje, Johan Kjellnäs, Mats Olsson
Från personalen: Åke Svensson och Lotta Samuelsson
§ 1
B-O Petersson utsågs att föra protokollet och Mats Olsson utsågs till justeringsman.
§ 2
Styrelsemötet föranlett av ett möte i tennishallen den 18/4 -18 där kommunen informerade om sina planer för en utökad skolidrottshall. Närvarande vid detta möte var Ola Johansson och Per-Ola Johansson från kommunen.Deltagare från klubben var B-O Petersson, Åke Svensson, Lotta Samuelsson, Carl Enlund och Martin Sokolowski.
Vid mötet angav kommunen olika alternativ för att lösa den uppkomna situationen.
1. Skolidrottshallen byggs enligt den ursprungliga planen. Samtidigt hyr kommunen delar av tennishallen under dagtid.
2. Skolidrottshallen byggs enligt den ursprungliga planen. Enligt detta alternativ byggs en mindre kombihall anpassad för skolidrott dagtid. Kvällstid kan hallen användas i klubbens verksamhet eller för uthyrning till andra ändamål. Kommunen betalar enligt ett långsiktigt hyresavtal.
3. Skolidrottshallen byggs enligt den nya utökade modellen. För att ge plats för den nya hallen flyttas byggnaden söderut. Den nya placeringen innebär att det ska finnas utrymme för befintliga padelbanor och placering av en ny centrecourt.
§ 3
Alternativ 1 har tidigare förkastats av styrelsen eftersom uthyrningen skulle innebära störningar av klubbens ordinarie verksamhet.
Även alternativ 2 har tidigare behandlats av styrelsen. Styrelsen har då gjort bedömningen att en kombihall anpassad för skolidrott inte skulle komma till tillräcklig nytta i klubbens verksamhet.
Återstår då alternativ 3 som kan vara en acceptabel lösning om hallens placering inte inkräktar på de tidigare planerna på utbyggnaden i Tallhagen. Det ska också enligt klubbens uppfattning också finnas utrymme för uppförande av väderskydd för de befintliga padelbanorna.
§ 4
I samband med de fortsatta förhandlingarna bör följande krav/önskemål framföras
- att tillräckligt utrymme lämnas i skogen vid anläggandet av de nya tennisbanorna
- att kommunen medverkar vid finansieringen av väderskydd vid padelbanorna
- att kommunen säkerställer att entrén till skolidrottshallen förläggs på ett sådant sätt att det inte leder till
störningar vid tillträdet till tennishallen.
- att kommunen höjer det driftsbidrag som varit oförändrat sedan 2010 (407 000 kr).
- att kommunen förbinder sig att bevilja ett investeringsbidrag på 50 % av anläggningskostnaden när klubben
anser sig ha ekonomiska möjligheter att genomföra en utbyggnad av tennishallen.
Vid protokollet Justeras
Björn-Olof-Petersson Mats Olsson
Styrelseprotokoll 2018-04-12 – nr 4
Närvarande: B-O Petersson, Mattias Kanje, Mats Olsson, Claes Wickman, Carl Enlund, Angelica Porcile, Mona Larsson, Johan Kjellnäs(från kl.19) och inbjuden gäst Mattias Karlsson.
§1
Mötet öppnades.
§2
B-O valdes att justera protokollet.
§3
Mattias Karlsson, padelspelare, berättade om sin syn på padelverksamhet i stort. 2016 fanns det 100 banor i Sverige och 2017 fanns det 200 banor. Padel är hela tiden på uppåtgående. Det finns över 100 aktiva padelspelare i Kalmar. Vädret sätter dock käppar i hjulet för flera spelare. Om det fanns padelbanor inomhus skulle klubben få ännu fler spelare. Mattias kom med många bra tips och råd. t.ex bjuda in tjejgäng, företag osv.
I anknytning till diskussionen kring padel berättar Carl att han har tagit fram en kalkyl gällande ett tältalternativ på padelbanorna.
Mattias tycker att vi ska gå ut i tidningen och marknadsföra vår klubb och vad vi har för kommande planer.
Vi behöver kolla med Kultur och Fritid om bygglov behövs för ett tältalternativ.
§4
Förra styrelseprotokollet gicks igenom. B-O återkopplar till Bertil angående arbetsmaterialet gällande ersättningskrav för vår nuvarande bana 1 utomhus.
§5
Mattias, B-O och Johan går på förhandlingarna med kommunen.
§6
Mats Olsson fick i uppdrag att ta kontakt med en idrottskonsulent som är beredd att leda workshopen . Det är önskvärt att workshopen delas upp i två delar varav den första om möjligt bör genomföras redan innan sommaren och den andra någon gång under hösten. Mats tar reda på vilka tidpunkter som är lämpliga för att så många som möjligt ska kunna delta.
§7
Lotta har tagit kontakter angående GDPR. Även styrelsen behöver ta sitt ansvar och följa upp.
§8
Under punkten övriga frågor diskuterade styrelsen våra bollmaskiner som börjar bli ålderstigna. De har under senare tid drabbats av en del tekniska problem som gör att de inte alltid fungerar helt tillfredsställande. Kostnaden för en ny bollmaskin är emellertid betydande, uppskattningsvis 70.000:-. Eftersom klubben för närvarande står inför andra investeringar i hallen som exempelvis Led-belysning, värmepumpar, reparation m.m. ansåg styrelsen att vi för närvarande inte har ekonomiska möjligheter att anskaffa nya bollmaskiner.
Justeras B-O Petersson Vid protokollet Mona Larsson
Styrelseprotokoll 2018-03-22 – nr 3
Närvarande: B-O Petersson, Mattias Kanje, Mona Larsson, Mats Olsson och Claes Wickman
§1
Styrelsen konstituerar sig:
Ordförande Björn-Olof Petersson (nyval 1 år)
Vice ordförande Mattias Kanje (nyval 2 år)
Sekreterare Mona Larsson
Ledamot Johan Kjellnäs (omval 2 år)
Ledamot Angelica Porcile
Ledamot Klas Wichman (nyval 2 år)
Ledamot Mats Olsson (nyval 1 år)
§2
Firmatecknare
Ordförande Björn-Olof Petersson (491119-2971) och Lotta Samuelsson (611201-7808) skall vara firmatecknare.
Björn-Olof Petersson Mona Larsson
Ordförande Sekreterare
Årsmöte Kalmar TK 2018-03-22 – nr 2
§1
Mötet förklarades behörigen utlyst.
§2
Ordförande Mattias Kanje förklarade mötet öppnat.
§3
Bertil Stolt valdes som ordförande för mötet. Mona Larsson valdes som sekreterare till mötet.
§4
Dagordningen godkändes.
§5
Att som justeringsmän jämte ordförande justera protokollet valdes Stefan Malmgren och Mats Gustafsson.
§6
Aron Sarenwald valdes till Årets Junior 2017. Motiveringen är att;
Aron är en junior som borde få en bragdmedalj för sin enorma träningsvilja. Hans passion för tennis och de otaliga timmar som Aron lagt ner på träning har gett fina tävlingsresultat. Arons styrkor är hans otroliga snabbhet, kämparglöd och ett ständigt intresse för att utvecklas som tennisspelare. Han ställer alltid upp för klubben och arbetar också som tennistränare på juniorträningen. Aron är en social och ödmjuk kille med ett stort hjärta som gör att alla trivs i hans sällskap. Hans stora dröm är att bli proffs på ATP-touren. Fortsätt med detta fantastiska jobb. Vi önskar Dig ett stort Lycka Till och ser Dig gärna på ATP-touren i framtiden.
§7
Verksamhetsberättelsen godkändes. Värt att påpeka var att förhandlingarna med kommunen har tagit mycket tid. Arrendeavtalet är inte uppsagt och på så sätt kan kanske klubben ställa höga krav på kommunen. Något som också bör nämnas är att paddel tennisen går väldigt bra.
§8
Resultat och balansräkningen redovisades.
§9
Carl-Magnus Bäck föredrog revisionsberättelsen.
§10
Styrelsen beviljades ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.
§11
Medlemsavgifterna bestämdes vara oförändrade för nästkommande år.
§12
Inga förslag hade väckts av styrelsen eller inlämnats till styrelsen av röstberättigad medlem minst 7 dagar före mötet.
§13
Följande val förrättades
1. Björn-Olof Petersson valdes som klubbens ordförande för ett år
2. Omval på Johan Kjellnäs för två år
3. Nyval på Mattias Kanje för två år
4. Nyval på Klas Wichman för två år
5. Fyllnadsval på Mats Olsson för ett år
6. Omval på Carl-Magnus Bäck och Håkan Sporrong som revisorer för vardera ett år
7. Omval på Jonas Landin och Jan Liljegren som revisorssuppleanter för vardera ett år
8. Till valberedningen omvaldes Christina Thureson och Mats Olsson. Lisa Jalmander nyvaldes till valberedningen.
Alla tre valdes på ett år. Christina Thureson är sammankallande
§14
Inga övriga frågor förekom.
§15
Mötet förklarades avslutat.
Bertil Stolt Mona Larsson
Ordförande Sekreterare
Stefan Malmgren Mats Gustafsson
Justeras Justeras
Styrelsemöte Kalmar TK 2018-03-01 – nr 1
Närvarande: Mattias Kanje, B-O Petersson, Johan Kjellnäs, Mona Larsson, Per Albertsson
Närvarande från personalen: Åke Svensson från 19.30
§1
Mötet föklarades öppnat.
§2
Mona Larsson valdes att justera mötesprotokollet.
§3
Föregående protokoll gicks igenom och lades till handlingarna.
§4
Ekonomin – Räkenskaperna för verksamhetsåret 2017 är ännu inte klara hos revisionsbyrån. I dagarna skall det vara klart och klubbens egna revisorer skall granska rapporten. Prognosen efter de sista justeringarna ligger på ett litet plus eller nollresultat.
§5
Information om arrendet. Kalmar kommun har ej sagt upp vårt arrendeavtal. Som vi tolkar avtalet skulle det vara uppsagt senast 31/12 2017 för att en automatisk ny femårsperiod inte skulle träda i kraft. Vi får avvakta kommunens skäl till det hela.
§6
Beslutas att vi för verksamhetsåret 2019 skall begära höjt driftsbidrag från kommunen. Just nu erhåller vi årligen sedan 2010 en summa på 407000 SEK per år. Vi önskar ett höjt driftsbidrag som indexeras för att få kompensation för bland annat inflation. Skrivelse till kommunen skall göras.
§7
GDPR. Ny lagstiftning om personuppgifter med mera träder i kraft från och med 25/5 innevarande år. Beslutas att ta hjälp av externt företag för hjälp med att inventera våra register och listor och se till att vi följer kommande lagstiftning. Mats Olsson har kontaktuppgifter till ett flertal företag som kan hjälpa till med detta. Vitesbelopp på 4% av årlig omsättning kan föreläggas om man inte följer den nya lagstiftningen.
§8
Personalärende – Lördagsträningarna förlöper nu enligt planerat rapporterar Åke Svensson.
§9
Beslut att årsmötet förläggs till torsdag 22/3 kl 18.30 på Kalmar TK. Mötet skall annonseras som brukligt 14 dagar
före utsatt tid.
§10
Övriga frågor.
Åke Svensson informerar om offerter på LED-belysning. Det gäller samma slags belysningar som finns i Karlskrona
och Uppsala. Karlskronas modell är dyrare. Ca 1000000 SEK med moms inräknat. Vi har sökt investeringsbidrag.
Återstår att på plats se hur det är att spela i de olika belysningarna.
Mattias Kanje Mona Larsson
sekreterare justeringsman
