Protokoll år 2022
Styrelseprotokoll 2022-05-31 – nr 5
Närvarande: Andreas Helgesson, Sabine Dervå, Viktor Emlund (online), Mikael Georgsson, Lisa Jalmander och Mats Olsson
Adjungerande: Lotta Samuelsson och Åke Svensson
§1
Andreas öppnade styrelsemötet
§2
Föregående protokoll, inga invändningar
§3
Sabine Dervå valdes till sekreterare, Lisa Jalmander valdes till justeringsperson
§4
Ekonomilistorna gås igenom. Vi följer ekonomin och det ser bra ut.
§5
Nytt kassasystem med digital redovisning är installerat.
§6
Vad som behöver fräschas upp av inredningen i tennishallen gås igenom.
§7
Planering för att ha städdag vår och höst där medlemmarna hjälper till. Åke koordinerar detta.
§8
Beslut fattas om att tennisbanorna inomhus kommer att renoveras och målas om under hösten 2022.
§9
Fasaden på tennishallen behöver renoveras. Mikael Georgsson undersöker med Multibygg. Åke undersöker andra firmor som alternativ. Målet är att det ska göras under hösten 2022.
§10
Bemanningen i klubben efter sommaren diskuteras.
§11
Mats Olsson informerar om Pickleball SM som arrangeras på Kalmar TK 2-4/9-22. Målet är 300 deltagare. Det kommer att bli 19 banor inne i tennishallen och 6 banor i Gröndalshallen. Cirka 30 tävlingsklasser.
Sabine Dervå Lisa Jalmander
Vid protokollet Justeras
Styrelseprotokoll 2022-04-19 – nr 4
Närvarande: Andreas Helgesson (online), Sabine Dervå, Viktor Emlund (online), Mikael Georgsson, Mats Gustafson (online), Lisa Jalmander (online) och Mats Olsson
Adjungerande: Lotta Samuelsson och Åke Svensson
§1
Andreas öppnade styrelsemötet
§2
Föregående protokoll, inga invändningar
§3
Lisa Jalmander valdes till sekreterare, Mikael Georgsson valdes till justeringsperson
§4
Styrelsen konstituerar sig:
Ordförande Andreas Helgesson (nyval 1 år)
Vice ordförande Lisa Jalmander (nyval 2 år)
Sekreterare Mats Olsson
Ledamot Sabine Dervå
Ledamot Viktor Emlund
Ledamot Mikael Georgsson (nyval 2 år)
Ledamot Mats Gustafson (nyval 2 år)
§5
Firmatecknare
Ordförande Andreas Helgesson (740428-2951) och Lotta Samuelsson (611201-7808) skall vara firmatecknare var för sig.
§6
Vi gick igenom, fyllde på och justerade Kalmar TK:s verksamhetsplan.
§7
Vi gick igenom ekonomin och resultatet för 1:a kvartalet.
§8
Viktor, som var KTK:s representant på Tennis Syds årsmöte, sammanfattade vad som togs upp.
§9
Renovering av anläggningen och prioriteringsordningen diskuterades. Nya offerter måste tas in.
§10
Kalmar TK står värd för pickleball-SM i år (på 20 banor inomhus – första helgen i september).
§11
Kalmar TK står värd för ITF:s 25 000 dollars turnering den 9-15 maj. Det kommer deltagare från hela världen till denna tennisturnering och det blir en stor och rolig händelse för klubben.
Lisa Jalmander Mikael Georgsson
Vid protokollet Justeras
Årsmötesprotokoll 2022-03-15 – nr 3
Andreas Helgesson, Peter Roosling, Lisa Jalmander, Viktor Emlund, Lotta Samuelsson, Åke Svensson, Carl Enlund, Mikael Georgsson, Christina Thureson, Mats Olsson, Sabine Dervå, Tobias Carlsson, Fredrik Dahl, Björn Gyllenvind, Roger Johansson, Viktoria Jerlardtz, Joakim Jerlardtz, Mattias Kanje, Bertil Stolt, Jacob Ventlinger, Hannes Liljegren
§1
Fråga om mötets behöriga utlysande. Årsmötet konstaterar att mötet är behörigt utlyst.
§2
Styrelsens ordförande Andreas Helgesson förklarar årsmötet öppnat.
§3
Årsmötet godkänner dagordningen.
§ 4
Lisa Jalmander valdes till ordförande och Mats Olsson valdes till sekreterare.
§5
Viktor Emlund och Lotta Samuelsson valdes till justeringsmän.
§6
Styrelsens verksamhetsberättelse presenterades av klubbens ordförande Andreas Helgesson. Se bilaga 1 Verksamhetsberättelse
§7
Revisorernas berättelse. Revisor Peter Roosling meddelar att redovisningen följer gällande lagstiftning och att det är ordning och reda. Revisorn föreslår årsmötet att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen omfattar.
§8
Årsmötet beslutar att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för den tid revisionen omfattar.
§9
Medlemsavgifter behålls oförändrade 2021 (250 kr junior, 500 kr senior och 750 kr familj).
§10
Årets Junior 2021. Chefstränare Åke Svensson delar ut pris till Årets Junior Adam Andersson
med motiveringen:
”Adam tycker om att träna mycket både på och utanför tennisbanan. All träning har lett till att han har börjat vinna turneringar det senaste året. Adam har ett fullspäckat tävlingsschema den närmsta tiden och det blir intressant att följa hans framtida tenniskarriär. Adam tycker om att hänga på klubben där han är en omtyckt person som sprider mycket glädje. Fortsätt att träna som du gör och var den du är så kommer tennispokalerna fylla upp ditt prisskåp i framtiden. Lycka till!”
§11
Behandling av förslag som väckts av styrelsen eller till styrelsen inlämnats av röstberättigad medlem minst sju dagar före mötet. Inga inkomna förslag.
§12
Valberedningens sammankallande, Roger Johansson, presenterar förslag på val till styrelsen, revisor och revisorssuppleant samt valberedning.
- Andreas Helgesson valdes till ordförande (för en tid av ett år)
- Lisa Jalmander, Mikael Georgsson och Mats Gustafson valdes till nya styrelseledamöter (för en tid av två år).
- Andra i styrelsen med ett år kvar är Sabine Dervå, Viktor Emlund och Mats Olsson (ersättningsval)
- Peter Roosling valdes till revisor och Anders Nygren valdes till revisorssuppleant (för en tid av ett år)
- Roger Johansson (ordf.), Åke Svensson och Fredrik Dahl valdes som valberedning (för en tid av ett år)
§13
Övriga frågor.
Finanspolicy godkändes. Se bilaga 2 Finanspolicy.
Sekreterare Mats Olsson Ordförande Andreas Helgesson
Justerare Viktor Emlund Justerare Lotta Samuelsson
BILAGA 1
Redogörelse för Kalmar Tennisklubbs verksamhet under år 2021
Styrelsen för Kalmar Tennisklubb avger härmed följande berättelse för verksamhetsåret
2021-01-01—2021-12-31.
Styrelsens sammansättning:
- Ordförande Andreas Helgesson
- Vice ordförande Lisa Jalmander
- Sekreterare Mats Olsson
- Ledamot Mikael Georgsson
- Ledamot Sabine Dervå
- Ledamot Viktor Emlund
- Ledamot Mats Gustafson
- Revisor Peter Roosling
- Revisor suppleant Anders Nygren
- Valnämnd Roger Johansson, Carl Enlund och Fredrik Dahl
Sammanträden
Ordinarie årsmöte avhölls i tennishallen den 24 mars 2021. Styrelsen har under året haft 11 protokoll-
förda sammanträden (årsmötet inkluderat).
Medlemskap
Tennisklubben har under verksamhetsåret varit medlem i följande förbund och sammanslutningar:
- Svenska Riksidrottsförbundet
- Svenska Tennisförbundet
- Svensk Tennis Syd
- Svenska Padelförbundet
- Arbetsgivaralliansen
Medlemsantal
Tennisklubbens medlemsantal 2021-12-31 fördelat på olika medlemskategorier framgår av
följande sammanställning:
|
|
2021 |
|
2020 |
2019 |
2018 |
2017 |
|
0-6 år |
32 |
Herrar |
342 |
297 |
275 |
278 |
|
7-12 år |
245 |
Damer |
142 |
105 |
104 |
105 |
|
13-20 år |
204 |
Pojkar |
207 |
171 |
181 |
187 |
|
21-40 år |
167 |
Flickor |
129 |
92 |
107 |
111 |
|
> 40 år |
484 |
|
|
|
|
|
|
|
1.132 |
|
820 |
665 |
667 |
681 |
Medlemmar under år 2021 var 415 kvinnor och 717 män.
Licensierade spelare
Kalmar Tennisklubb hade 2021-12-11 8 (9) kvinnliga och 35 (25) manliga licensierade tävlingsspelare.
Junior- och tävlingsverksamheten
Tennisklubben har under år 2021 haft ca 220 juniorer/termin i tennisträning och under hösten ca 60
juniorer i padelträning. Juniorerna har på ett mycket bra sätt representerat Kalmar Tennisklubb under
året med en hel del fina resultatoch turneringssegrar både inomhus och på gruset. Klubben har också deltagit med fem serielag i Allsvenska serierna.
Ledare med tävlingsjuniorer åkte gemensamt till Hässleholm på tävling.
För mer detaljerad information om klubbens framgångar samt resultat från tävlingar och seriespel se
Kalmar Tennisklubbs hemsida www.kalmartk.se och www.tennis.se.
Kalmar Tennisklubb har under år 2021 arrangerat följande sanktionerade tävlingar:
- KalmarSpelen SommarTouren
- KalmarSpelen
- LM 13-15
- Ca Fastigheter Cup VinterTouren
- CA Fastigheter Cup (22:a året i rad)
Kalmar Tennisklubb har under år 2021 arrangerat följande interna tävlingar/läger/aktiviteter mm:
- Internspel Tennis
- Prova-På-Tennis (vår)
- SeniorSprint
- SO Tour Mini-, Midi- och Maxiturnering (vår)
- Americano/Mexicano mm Padel
- Frukost-Padel
- Peak Performance Padel League, ca 15 divisioner
- Intensivkurs Tennis/Padel JR och SR
- Sommar-Tennis/Padel JR och SR
- KM utomhus Tennis/Padel
- SO Tour Mini-, Midi- och Maxiturnering (höst)
- Idrottsskolan - Tennis/Padel
- Prova-På-Tennis/Padel (höst)
Länsförsäkringar
Kalmar Tennisklubb har ingått ett avtal om sponsorsamarbete med Länsförsäkringar. I deras avtal finns riktlinjer för Schysst idrott:
- Föreningen arbetar aktivt med att motverka utanförskap och mobbing i både verksamheten och utanför.
- Föreningen arbetar aktivt med att motverka droger, doping och andra otillåtna eller olämpliga substanser.
- Föreningen arbetar aktivt mot alla former av diskriminering.
- Föreningen arbetar aktivt med deltagande barns föräldrar för att främja en god anda och ett gott uppförande bland barn, föräldrar och publik.
- Föreningen är öppen för alla barn som är intresserade av medverkan.
Detta stämmer bra överens med vad som redan står i Kalmar Tennisklubbs stadgar.
Sammanfattning av 2021 – Andreas Helgesson
Vi summerar ytterligare ett år som präglats av en pandemi. Visst har det påverkat verksamheten, men med goda rutiner har vi kunnat erbjuda rörelse och träning för våra medlemmar och gäster.
A-laget har provat motståndet i div. 1 och det var jämna matcher med hög kvalitet, men tyvärr räckte det inte riktigt denna gång så det blir spel i div. 2 nästa höst. Vi har totalt 6 lag i seriespel, vilket är fler än
på många år; herrar A, B, 45, 55, dam 45, pojkar 14. Det är också väldigt roligt att se flera juniorer ute på tävlingar.
Vi har under året satsat på tränarsidan med två nyanställda i Viktor på 100% och Hannes på 70%. Med det har vi ökat kurser och träningspass med tränare.
Padelhallen blev klar något senare, men visst blev det bra!
Projektet har engagerat flera i projektgruppen, personalgruppen och styrelsen i två års tid, men nu står den klar och med denna satsning växer verksamheten. Fler kurser, liga med ca 15 divisioner (mixade och damliga), aktiviteter och extra glädjande att vi startat upp juniorverksamhet med ca 60 juniorer i padelträning.
Hjälp oss att fylla beläggningen, vi behöver mycket spel på banorna nu. Tveka inte att komma med feedback och önskemål på aktiviteter; anläggningen är för er medlemmar!
Vi stänger ytterligare ett år med starkt resultat, vi har varit väldigt försiktiga med kostnader och underhåll innan vi stängt projektet, men nu är siktet inställt på underhåll. Fasad och fönster i gamla hallen är prioritet under våren och vår inriktning är att måla om tennisbanorna i sommar. Nästa större investering ligger i takrenovering som vi har framför oss inom 2-3 år.
Vilken fantastisk anläggning vi har på KTK nu, 20 egna banor för spel och nu har vi också träningstider i sporthallen för pickleball. Jag hoppas alla är stolta över anläggningen och sprider vilken fin verksamhet vi har med tränare och personal på plats som hjälper dig med allt från forehand till bandeja, eller kanske nya senor i ditt tennisrack.
Vi ses på anläggningen, ta med en vän nästa gång så vi blir ännu fler...
/Andreas Helgesson
Ordf. Kalmar T
BILAGA 2
Finanspolicy Kalmar Tennisklubb
1. Ansvar och befogenheter
1.1 Ansvarsfördelning
Kalmar TK:s styrelse och den redovisnings- och ekonomiansvariga personen i föreningens personal ansvarar gemensamt för Kalmar TK:s finansverksamhet. Styrelsen fastställer delegationsordningen och utfärdar fullmakter som bemyndigar personer att företräda föreningen. Finanspolicyn omfattar likviditetsförvaltning och skuldförvaltning vilka båda ska hanteras med låg risk.
1.2 Delegationsordning och rätt att teckna föreningen
Genom fullmakt från styrelsen företräder och tecknar ordförande och ekonomiansvarig person i personalen Kalmar TK var för sig för belopp upp till 50 000 kr. Vid nyteckning av lån krävs ett beslutsunderlag, styrelsebeslut samt att både ordförande och ekonomiansvarig person undertecknar lånet.
2. Likviditetsförvaltning
2.1 Betalningsberedskap
Kalmar TK ska hålla en likviditetsreserv för att vid varje tillfälle kunna fullfölja de betalningsförpliktelser som finns. Likviditetsreserven definieras som:
Kassa och bank
- Placerade medel som kan omsättas inom två bankdagar
- Outnyttjad checkräkningskredit på Nordea
2.2 Förvaltning av kort- och långfristig likviditet samt placeringar
Kort- och långsiktig likviditet ska placeras på något av Kalmar TK:s bankkonton eller i en fond med hänvisning till samma princip för risk som anges i 1.1
3. Finansiering / skuldförvaltning
3.1 Mål och ramar för upplåning
Målet för skuldförvaltningen är att minimera kostnaderna i förhållande till bindningstid och tillräcklig likviditet. Syftet är att trygga finansieringen på både kort och lång sikt med hänsyn till löptid på utestående lån.
4. Affärsadministration och rapportering
4.1 Intern kontroll
En god intern kontroll i finansverksamheten syftar till att undvika förluster till följd av bristande rutiner eller otillräckligt systemstöd.
4.2 Rapportering
Ekonomiansvarig person i Kalmar TK:s personal ska löpande rapportera om föreningens ekonomi till styrelsen och kvartalsvis presentera en balans-, likviditets- och resultatrapport med avvikelseanalys mot uppsatt budget.
Styrelseprotokoll 2022-03-01 – nr 2
Närvarande via teamsmöte: Andreas Helgesson, Sabine Dervå (online), Viktor Emlund, Mikael Georgsson, Mats Gustafsson(online), Lisa Jalmander och Mats Olsson
Adjungerande: Lotta Samuelsson, Åke Svensson och Carl Enlund
§1
Andreas öppnade styrelsemötet
§2
Föregående protokoll, inga invändningar
§3
Mats Olsson valdes till sekreterare, Viktor Emlund valdes till justeringsperson
§4
Ekonomi
Mycket bra redovisning och sammanställning av Lotta. Årsbokslutet gicks igenom. Ett starkt resultat.
§5
Anläggningen och medlemsengagemang
Det finns ett dräneringsbehov vid tennisbanan. Åke för dialogen framåt med kommunen och det behöver vara åtgärdat innan ITF-turneringen
Styrelsen diskuterade hur medlemmar kan aktiveras och hjälpa till. Åke ordnar städdag eller liknande för medlemmarna.
§6
Kallelse till årsmötet. Lotta informerade om att kallelsen till årsmötet har annonserats ut och skyltats den 26 februari 2022 inför årsmötet 15 mars 2022. Lotta kommer också skicka ut mail till medlemmarna med inbjudan till årsmötet.
§7
Fokusområden under 2022. Mötet hade workshop kring inriktningar, fokusområden och värdeord för 2022. Andreas dokumenterade genom att ta bild på de förslag som kom fram. Här delar av de som diskuterade vid workshopen, inga beslut togs.
-Padel.
-”Hel och Ren” som begrepp på kvalitet i anläggningarna.
-Hälsa som helhetsbegrepp och innefattar allt från träning, spel till gym och bastu e t c.
-Kommittéer för sponsoring, tennis. Att ha fler kommittera diskuterades.
-Lördagskvällar: Förslag att låta ungdomarna kunna använd hallen på lättsamt sätt.
§8
Annat
Padelbelysning sätts igång 10 min före och stänger ner 10 minuter efter spel. Allmänt mer upplyst i hallen var ett önskemål. Önskemål om fler uppvärmningsmöjligheter i padelhallen.
Byggpartners: Boka in för uppföljningsträff och spela. Multibygg, Elia och Hammarstedts.
Sekreterare Justeringsman
Mats Olsson Viktor Emlund
Styrelseprotokoll 2022-01-18 – nr 1 A
Närvarande: Andreas Helgesson ordf, Lisa Jalmander, Sabine Dervå, Mats Olsson, Mats Gustafson och Mikael Georgsson
Adjungerande: Åke Svensson, Carl Enlund och Lotta Samuelsson
§1
Ordförande Andreas öppnade mötet och hälsade alla välkomna.
§2
Mikael Georgsson valdes till sekreterare.
§3
Sabine Dervå, valdes till justeringsman.
§4
Styrelsen beslutade att upplösa checkkrediten på 6 350 000 kronor och ersätta den med ett banklån
Justeras Sabine Dervå Vid protokollet Mikael Georgsson
Styrelseprotokoll 2022-01-18 – nr 1 B
Närvarande: Andreas Helgesson ordf, Lisa Jalmander, Sabine Dervå, Mats Olsson, Mats Gustafson och Mikael Georgsson
Adjungerande: Åke Svensson, Carl Enlund och Lotta Samuelsson
§1
Ordförande Andreas öppnade mötet och hälsade alla välkomna.
§2
Mikael Georgsson valdes till sekreterare.
§3
Sabine Dervå, valdes till justeringsman.
§4
Lotta gick igenom den preliminära resultatrapporten.
§5
Styrelsen beslutade att använda sig av följande finansiella styrdokument:
- Resultatrapport från Lotta en gång per månad.
- Budget scenario en gång per kvartal.
- Veckorapport beläggning Carl.
- Dagsanalys beläggningstyper Padel 3 ggr per år, start vecka 5-6-7 ,2022
- Styrelsemöten ca 5 ggr. per år.
- Carl beläggningsrapport (alla sporter) sammanställning varje månad.
§6
Beslut fattades om att fasad och fönster på västra och södra fasaden på tennishallen ska renoveras enligt underhållsplanen under 2022. Preliminärt ska även ommålning av tennisbanor inomhus genomföras under 2022.
§7
Investering av ljudanläggningen flyttades fram ett år i underhållsplanen.
§8
Befintliga skåp och bänkar ska användas för försäljning av bollrör och uthyrning av rack då shopen inte är öppen. Betalning ska ske med swish med speciell uppmärkning.
§9
Verksamhetsmålen för 2022 skall sättas på ett separat mötet innan årsmötet.
§10
Datum för årsmöte beslutades till den 30 mars kl 18:00. Tillvägagångssätt beslutas närmare p.g.a. pandemin
Justeras Sabine Dervå Vid protokollet Mikael Georgsson
