Styrelsemöte Kalmar TK 2019-08-26 - nr 7

Närvarande: Andreas Helgesson, Lisa Jalmander, Mats Olsson, Viktor Emlund och Sabine Dervå
Adjungerande: Lotta Samuelsson, Carl Enlund och Åke Svensson

Frånvarande: Johan Kjellnäs, Claes Wickman
  
§1
Ordförande öppnade mötet

§2
Mats Olsson valdes till sekreterare

§3 
Viktor Emlund valdes till justeringsman

§4
Workshop (Styrelse och personal)

• Beslut: Lotta sammanställer önske/behovs-lista över saker kopplat till byggandet av nya utebanorna.
• Andreas efterfrågar från kommunen det avtal som gjorts tidigare år angående ban-byggandet.
• Åke stämmer av med Lawnit om vad som ingår i deras uppdrag och upphandling från kommunen och ber om
  prisuppgifter.
• Offert på padelbanan kommer fredag.
• Fönsterrenovering. Vi avvaktar med att renovera fönster på tennishallen. Lotta har fått uppgifter om 20-25 tkr
  per fönster.
• Lotta undersöker möjligheten om vi kan söka bidrag nästkommande vecka till fönster/hallen under vecka.
  Calle frågar Johan om att få med fönsterrenovering till anläggningsplanen.
• Beslut: Hängrännor investeras på ca 50 000 kr, värmepumpar ca 100 000 netto (efter bidrag). Det måste
  beställas och genomföras snarast på grund av sista datum för bidrag snart utgår. Innan beställning
  (Calle eller Åke beställer) kontrollerar Calle med Johan K så att det inte finns något som hindrar beställning
  och att bidragen är medräknade.
• Beslut: Okej att köpa in gavelplåt om det är ca 60 000 vi kommer att betala. Calle kollar om detta stämmer
  med Johan K så att bidragen är medräknade och beloppet på ca 60 000 kr stämmer.
• Bidrag: Calle undersöker möjligheten att söka Sparbanksstiftelsen sökes för Severinsrummet.

§5
Verksamhetsplan 2019 (Styrelse och personal)

• Mötet diskuterade kort om framtid mål och vilka handlingar som behöver göras och fokus i mötet blev på
  träningsverksamheten.
•  Det har gjorts flertal informationsaktivitet och marknadsföring av klubbens verksamhet under sommaren,
  mycket på sociala medier och också prova-på-dagar. Det diskuterades också andra alternativ till att marknadsföra
  klubben t ex ”Tennis på gatan”
• 28 augusti är sista anmälningsdag till höstens träning och 6 september återkommer Lotta med information till
  styrelsen om antalet anmälda. Personalen ger sina reflektioner kring antalet anmälda.
• Handlingsaktiviteter finns för vissa, inte alla, fokusområden där vi satt mål (se Gant-schema/excellfilen). För att
  påskynda framarbetande av förslag till handlingar inom de olika fokus-och målområden så kommer Mats fördela
  ut fokusområdena på styrelseledamöter och personal att komma med idéer och förslag. Förslagen skrivs in i
  Gant-schemat. Personal kollar tävlingar som klubben ska genomföra och fyller i Gant-schema.

§ 6
Tävlingskalender (Styrelse och personal)

• Kalender för HT -19, VT + sommar -20.
• 15 september 2019 kommer schema för hösten från personalen och avsikten att detta också läggs in i Gant-schemat.
• KM. Sabine berättade om KM i Lidingö som exempel där KM har blivit mer av en medlemsaktivitet. Sabine nätverkar i
  Båstad i samband med SM och lyssnar efter fler/andra KM-initiativ. Sabine återkopplar till styrelsen och personal.

§ 7
Information från klubbledarträff i Båstad

• Hur få fler att tävla är en fråga som Sv tennisförbundet lyfte. Det eftersöks bl a fler juniorer som börjar träna och också fler vill vara med i utvecklings- och tävlingsgrupper för att fler ska fortsätta tävla även i övre tonåren. Bredd ger spets. Och att inte enbart fokusera på tennisen utan också aktiviteter utanför banan t ex tacokvällar, en ungdomssektion, spökkvällar, fadderverksamhet e t c.
• Inför hösten är det relativt många unga juniorer som är anmälda vilket är glädjande. Styrelsemötet pratade också om vikten av engagerade/entusiasmerande tränare,  speciellt tränare för mindre barn.
• Hur få in engagemang/entusiasm som en del i internutbildningar diskuterades
• Nya appen Tournament-planer presenterades. Calle kollar om den går att använda i Kalmar TK:s tävlingar.

§ 8
Ekonomi
Ekonomin har skickats ut i förväg. Styrelsen uppskattar den sammanställning och kommentarer som Lotta sammanställer.

§ 9
Prissättning och träningstider för lagen. Bordlades

§ 10
Pickleball. Mats går vidare med Pickleball.

§ 11
Övrigt från verksamheten (Calle, Åke, Lotta)
Jesper Törnkranz och Mikael Georgsson. Calle kollar om deras intresse av kommittéer och  utbildningar

§ 12
Sponsor kommitté. Andreas pratar med Mats Gustafson om intresse finns

§ 13
Övriga frågor. Inget

§ 14
Fastighet/anläggning
- Information och status underhållsplan? (Johan). Inget rapporterades

§ 15
Nästa möten, 2/9 kl 17:00

 

Viktor Emlund                                Mats Olsson
Justeras                                           Sekreterare

---

Styrelsemöte Kalmar TK 2019-08-13 – nr 6

Närvarande: Andreas Helgesson, Lisa Jalmander, Mats Olsson, Johan Kjellnäs och Viktor Emlund
Adjungerande: Carl Enlund, Lotta Samuelsson och Åke Svensson

§1
Ordförande öppnade mötet

§2
Viktor Emlund valdes till sekreterare

§3 
Lisa Jalmander valdes till justeringsman

§4
Frågan har alltjämt uppkommit om underlag på de nya utomhusbanorna. Attitydundersökningar har gjorts bland vissa av medlemmarna, vilket förövrigt uppskattats av dessa, med fördel för hardcourt som underlag. Efter diskussion fastslås dock att grus behövs för tävlingsspelare och därför beslutades att hålla fast vid tidigare mötes beslut att önska att endast en av de nya banorna får hardcourt som underlag, medan övriga får grus.

§5
Möjligheten till att bygga en tredje padel-bana norr om de befintliga finns, men beslut måste fattas snarast eftersom ytan annars blir oåtkomlig. Efter ekonomisk överslagsräkning beslutas att klubbens ambition är att bygga en tredje padel-bana samt minitennis/pickelball-banor i nordvästra hörnet och Andreas skall be Peab om offert.

§6
Diskussion kring framtida renoveringsbehov och deras kostnader. Mest akut är byte av hängrännor och fönster. Därtill bör taklanterninerna bytas, men de kan tätas tillfälligt en vinter. Då fasadfärgen flagnar behövs en lösning för fasaden och Johan föreslår plåtinklädnad. Taket behöver bytas inom fem år.

§7

Ordinarie styrelsemöte 26/8 enligt tidigare plan.

Andreas Helgesson                              Viktor Emlund
Justeras                                                Sekreterare

---

Styrelsemöte Kalmar TK 2019-05-27 - nr 5

Närvarande: Andreas Helgesson, Lisa Jalmander, Mats Olsson, Johan Kjellnäs, Viktor Emlund och Sabine Dervå
Adjungerande: Lotta Samuelsson och Åke Svensson

§1
Ordförande öppnade mötet

§2
Lisa Jalmander valdes till sekreterare

§3 
Sabine Dervå valdes till justeringsman

§4
Vi har fått svar från kommunen angående de entreprenadytor på vår arrenderade mark, som kommunen behöver under tiden skolidrottshallen byggs. Kommunen skriver att KTK får betala för merkostnaderna ev. planändringar etc. om vi vill börja bygga till vår hall redan nu i vinter eller vår (och ej vänta tills idrottshallen är klar 2021). Vi ställer frågan tillbaka vilken kostnad det rör sig om.

§5
Idag var Andreas Helgesson, Lisa Jalmander, Lotta Samuelsson och Åke Svensson på Kultur- och Fritidsförvaltningen för att träffa tf förvaltningschef Henrik Nilsson och Per-Ola Johansson. Vi ställde frågan ang. investeringsbidrag till nybygge. Då vi söker ett större belopp än förvaltningen har att disponera, ska KTK inkomma med en ansökan redan nu, så att den kan skickas vidare till kommunledningskontoret för vidare behandling. Andreas gör det denna vecka.

De uppmanade oss också att kontakta Boverket, Allmänna Arvsfonden och andra stiftelser och se om det finns bidrag att söka. Lisa gör det denna vecka, så att vi kan skriva det i vår ansökan om investeringsbidrag redan nu, så att kommunen ser att vi är aktiva.

Vi fick inget besked ang. möjligheten för KTK att få ta över padelbanorna i egen regi.

§6
Vi beslutade att KTK ska ta över tennisshopen och köpa befintligt lager och inventarier per den 31 maj 2019. Sabine är styrelsens kontaktperson i frågor gällande shopen och inredning andra ytor.

§7
Mats Olsson gick igen verksamhetsplanen 2019 och de punkter vi kom fram till under styrelsemötet 20/5. KTK jobbar mot/har som mål att:

• Ha 10 hjälptränare löpande under året
• Skriva avtal med en vikare för Carl nu i sommar
• Ha löpande tränarmöten
• Juniorverksamheten:  Öka från 200 till 240 ungdomar
• Vuxenkurser:  Öka antalet deltagare med 20-30 st
• Banorna:  Öka banuthyrningen med 400 timmar
• Anläggningen:  Renovera Severinsrummet + fixa wi-fi - ska bli en trevlig miljö/mötesplats.

§8
Vi ska certifiera oss som Trygg och Säker Förening. Vi behöver då ha ett mål och en vision för KTK för att kunna göra en ansökan. Visionen fastställdes till: Kalmar TK är en utvecklande attraktiv mötesplats och en idrottsmiljö för alla.

§9 
Vi ska sälja säsongskort för spel utomhus, för att öka uthyrningen av våra banor. Priset fastställdes till 500 kr för medlemmar och 900 kr för övriga (nu – v. 31)

§10
Vi beslutade att hyra ut ett av de små rummen till en sjukgymnast. Lotta gör iordning ett kontrakt.

§11
Carl fick mandat att förhandla med Ironman organisationen. Om de ska hyra ett år (150 000 kr) och får vi ett treårskontrakt, så får de rabatt på hyran.

§12
Information från verksamheten:

Åke informerade om ITF turneringen och att det hade gått mycket bra samt att KTK fått ett fint skriftligt omdöme från domarna/ledningen. Banorna var i fint skick detta år tack vare personalens hårda arbete innan. Det som hade efterfrågats av spelarna var vindskydd på sidorna.

Åke tar kontakt med Magnus Larsson och ser i vilken omfattning han kan arbeta som tränare från hösten och framåt när Carl ska vara föräldraledig.

§13
Vi ska bilda en padelkommittée med 3-4 personer. Personalen sonderar med padelspelarna och ser vilka som är intresserade. En person från denna kommittée blir sedan adjungerad i vår styrelse.

§14
Lisa och Lotta representerar KTK på klubbledarträffen i Båstad 16/7.

§15
Datum för nästa styrelsemöte 26/8. Vi kommer att ha löpande mejlkontakt innan dess ang. hur vi ska agera och gå framåt i våra kontakter med kommunen. 


Sabine Dervå                                Lisa Jalmander
Justeras                                         Sekreterare

---

Styrelsemöte Kalmar TK 2019-04-15 – nr 4

Närvarande: Andreas Helgesson, Lisa Jalmander, Mats Olsson, Johan Kjellnäs, Viktor Emlund och Sabine Dervå.
Adjungerande: Lotta Samuelsson och Åke Svensson

§1
Ordförande öppnade mötet

§2
Sabine Dervå valdes till sekreterare

§3
Viktor Emlund valdes till justeringsman

§4
Underlag till nya utebanor diskuterades och beslut fattas om att vi vill ha fyra grusbanor och en hardcourt. Diskussion förs om samarbete med Färjestadens TK vid tävlingar och under tiden nya banor byggs.

§5
Andreas Helgesson, Johan Kjellnäs, Lisa Jalmander och Åke Svensson ska träffa kommunen 16/4 kl 9,30 angående detaljplanen av Tallhagsområdet.

§6
Andreas Helgesson går igenom presentationen till mötet med kommunen.

§7
Lisa Jalmander ska följa upp mötet med Kultur och Fritidsförvaltningen som var 8/4.

§8
Johan Kjellnäs vals till sammankallande av fastighetskommitén som förutom Johan består av Jonas Landin, Kent Josefsson och Åke Svensson. En underhållsplan ska tas fram.

§9
Shopen övergår i klubbens regi och drivs vidare av personalen. Åke och Lotta återkommer med förslag om övertagande av lagret i god tid innan nästa styrelsemöte 27/5.

§10
Datum för genomgång av ny handlingsplan/nya mål för året bestäms till 20/5 kl 15,30-18. Styrelsen ska fundera över vilka kommitéer vi bör ha.

 

Viktor Emlund                       Sabine Dervå
Justeras                                  Sekreterare

---

Konstituerande styrelsemöte Kalmar TK 2019-03-24 – nr 3

Närvarande: Andreas Helgesson, Lisa Jalmander, Johan Kjellnäs, Mats Olsson och Sabine Dervå
Adjungerande: Lotta Samuelsson, Åke Svensson, Carl Enlund och Mattias Kanje

§1
Styrelsen konstituerar sig:

Ordförande Andreas Helgesson (nyval 1 år)
Vice ordförande Lisa Jalmander (nyval 2 år)
Sekreterare Mats Olsson (fyllnadsval ett år efter Mattias Kanje)
Ledamot Johan Kjellnäs
Ledamot Sabine Dervå (nyval 2 år)
Ledamot Clas Wickman
Ledamot Viktor Emlund (nyval 2 år)

§2
Firmatecknare
Ordförande Andreas Helgesson (740428-2951) och Lotta Samuelsson (611201-7808) skall vara firmatecknare var för sig.

§3 Övrigt
Lotta S gav den ny styrelsen en presentation om ekonomin samt Mattias informerade om de kontakter och dialoger som förs med kommunen angående de förändringar som kan bli i området.

Våren styrelsemöte 15 april och 27 maj kl 16.30.

 

Andreas Helgesson                     Mats Olsson
Justeras                                       Sekreterare

---

Årsmötesprotokoll Kalmar TK 2019-03-21 - nr 2

§1
Fråga om mötets behöriga utlysande. Årsmötet konstaterar att mötet är behörigt utlyst.

§2
Styrelsens vice ordförande Mattias Kanje förklarar årsmötet öppnat.

§3
Årsmötet godkänner dagordningen. Bertil Stolt önskar en övrig punkt. (Genomlysning av den överenskommelse
Kalmar TK slutit med kommunen angående den nya detaljplanen i Gröndal, Tallhagen, samt den bygglovsansökan
på befintlig detaljplan kommunen för ett par veckor sedan skickade in till samhällsbyggnadskontoret angående
skolidrottshall motsvarande ytan för utebana nummer ett).

§4
Bertil Stolt väljs till mötets ordförande och Mattias Kanje väljs till mötets sekreterare.

§5
Till justeringsmän jämte ordföranden att justera protokollet väljs Stefan Malmgren och Mats Gustafson.

§6
Styrelsens verksamhetsberättelse – Det som utmärkte verksamhetsåret 2018 var bland annat att KTK för första gången på 23 år arrangerade en professionell tävling. ITF-tävlingen var en stor framgång som satte KTK på kartan och blev ett lyft på många plan för klubben. Stora insatser av personal och medlemmar samt ett fint vårväder gjorde tävlingen till en succé. I övrigt beviljades klubben investeringsbidrag på 75% för byte till LED-belysning i hallen och till nya värmepumpar. I övrigt hänvisas till avgående ordföranden Björn-Olof Peterssons sammanfattning i årsbokslutet och övrig fakta i årsbokslutet om klubbens aktiviteter.

§7
Revisorernas berättelse. Revisor Håkan Sporrong meddelar att redovisningen följer gällande lagstiftning och det är ordning och reda. Resultatet ligger på drygt 200 000 SEK och utan Padelverksamhetens intäkter hade det förmodligen blivit ett mindre minusresultat. Revisorerna föreslår årsmötet att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen omfattar.

§8
Årsmötet beslutar att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för den tid revisionen omfattar.

§9
Fastställande av medlemsavgifter för 2020. Årsmötet beslutar att medlemsavgifterna skall vara oförändrade. För juniorer 250 SEK, för seniorer 500 SEK och familjemedlemskap 750 SEK. Förslag att styrelsen framöver diskuterar eventuellt medlemskap för Padelspelare i Kalmar TK.

§10
Årets junior 2018. Chefstränare Åke Svensson delar ut pris till årets junior Felicia Dervå med motiveringen:
”Det är verkligen roligt att vi på KTK har en tjej som Felicia som satsar helhjärtat på tennisen. Felicia är en mycket träningsvillig, energisk och fokuserande junior som ser till att få ut så mycket som möjligt av varje träningstillfälle. Felicia tränar både med tjejer och killar och detta har gjort henne tuff mentalt och spelmässigt och detta har gett goda resultat på banan. Hennes offensiva spelstil påminner om Marija Sjarapova. I dagens tennis är det ett måste att ha ettvapen för att nå världstoppen och det har både Marija och Felicia. Felicia är nu rankad i Sverigetoppen i hennes åldersgrupp och det blir spännande att följa hennes fortsatta tenniskarriär!LYCKA TILL!”

§11
Behandling av förslag som väckts av styrelsen eller till styrelsen inlämnade förslag från medlemmar minst sju dagar före årsmötet respektive trettio dagar före årsmötet i händelse av förslag om stadgeändring eller klubbens upplösning. Årsmötet konstaterar att inga förslag enligt ovan lämnats in.

§12
Valberedningens sammankallande, Christina Thureson, presenterar förslag på val till styrelsen samt till revisorer,
revisorssuppleanter samt valberedning.

• Till ordförande för ett år väljer årsmötet Andreas Helgesson.
• Fyllnadsval för avgående Mattias Kanje - Årsmötet väljer Mats Olsson för ett år.
• Till ledamöter för en period på två år respektive väljer årsmötet Sabine Dervå, Lisa Jalmander och Viktor Emlund.
• Årsmötet beslutar omval av revisorerna Håkan Sporrong och Carl-Magnus Bäck för en period om ett år.
• Till revisorssuppleanter väljs Mats Gustafson och Tobias Carlsson vardera på ett år.
• Valberedning: Christina Thureson väljs som sammankallande ledamot av valberedning. Mats Olsson och Michael Georgsson väljs också in i valberedningen. För samtliga tre gäller en period om ett år.

§ 13
Övriga frågor. Överenskommelse med kommunen angående skolidrottshall samt ny utetennisanläggning. Med anledning av bland annat kommunens bygglovsansökan på befintlig detaljplan och hur det går med den nya detaljplanen önskar Bertil Stolt en genomlysning. Styrelsen informerar att den nya bygglovsansökan innebar att den tidigare överenskommelsen med kommunen kändes osäker. Styrelsen beslutade därför att i grannhörande inte medge att kommunen skulle få tillstånd att bygga skolidrottshall då vi har ett gällande arrendeavtal och att vi skulle riskera att om den nya detaljplanen inte går igenom, stå utan en uteanläggning motsvarande de antal utebanor vi har idag. Det hela slutade med att kommunen drog tillbaka sin bygglovsansökan på befintlig detaljplan och bara ett dygn senare kom beskedet att Mark och miljödomstolen avslagit privatpersoners överklagan om ny detaljplan för Gröndal och Tallhagen. Det finns ytterligare en instans för privatpersonerna att överklaga till men sannolikheten att klagomålen tas upp för ny bedömning anses som mycket liten. I praktiken innebär det att nya utebanor kan anläggas i Tallhagen enligt tidigare överenskommelse med kommunen. Eventuella andra kompensationer och samverkansavtal är under förhandling.

Sekreterare Mattias Kanje                    Ordförande Bertil Stolt

 

Justeringsman Stefan Malmgren         Justeringsman Mats Gustafson

---

Styrelseprotokoll Kalmar TK 2019-02-07 - nr 1

Närvarande B-O Petersson, Mattias Kanje, Mona Larsson, Johan Kjellnäs, och Mats Olsson
Adjungerande: Carl Enlund, Åke Svensson och Lotta Samuelsson

§1
Ordförande öppnade mötet.

§2
Mona valdes till sekreterare.

§3
Mattias valdes till justeringsman.

§4
Föregående protokoll gicks igenom. Detta innehöll bl.a. underhåll av hallen, tränarfrågan, detaljplanen av Tallhagsområdet, elitsatsningen m.m.

§5
Lotta redovisade det ekonomiska läget.
Klubben har en förhoppning att elkostnaderna kommer att sjunka i och med att det sker ett byte till LED-belysning.
Klubben har stora intäkter med padeltennis.
Det som dock sjunker när det kommer till intäkter är juniortennis och abonnemang.

§6
Den 18/2 klockan 12 bjuder Ola Johansson in klubben för att informera vidare om detaljplanen i Tallhagsområdet. Styrelsen beslutar att B-O, Mattias och Åke går dit.

§7
Gällande underhåll av tennishallen, diskuterade klubben vidare om OCAB’s ingående rapport vad som behöver åtgärdas inom det snaraste. Det som styrelsen i synnerhet tog upp till diskussion var olika förslag till att förbättra taket, lägga om taket, ev. kupoler för ljusinsläpp på taket. Kan klubben kanske få ytterligare bidrag för taket i och med att ett bättre/tätare tak reducerar energiåtgången?

Kommittéen för hallens underhåll kollar vidare om olika prisalternativ. Hallen är trots allt 30 år, det regnar in, det bildas istappar osv.

När LED-belysningen sätts på plats vecka 8, vore det en bra idé att be OCAB använda deras lift för att kolla statusen på innertaket. B-O tar på sig att ringa Ingvarsson och kolla upp lite fakta om det förra takbytet. Varfördet byttes ut och när det skedde?

Vecka 9 kommer det företag som installerade golvet, Greenset, till Kalmar för att inspektera golvet och lämna förslag till åtgärder som behöver vidtas. Vi kommer att be Greenset lämna en offert på de skador som har uppkommit vid den senaste mässan. Vi kommer även be om en offert för hela golvet.

Skadorna uppkom genom att de som satte upp de olika mässmontrarna körde in utan skyddsplywood.

§8
Styrelsen tog upp tränarfrågan till diskussion. Bristen på tränare är fortfarande ett problem. I dagsläget, efter att Martin har slutat, så tar timtränarna fler timmar och de fast anställda fler timmar. Styrelsen diskuterade huruvida en tränare ska anställas av klubben eller inte. Ska han i så fall bara jobba som tränare eller ska han även ha andra uppgifter.

§9
Tennisshopen. Lotta och Åke håller på att inventera sitt lager och runt 1 mars skickar de vidare till klubben vad de önskar att klubben ska betala för lagret. Klubben kommer även att köpa strängningsmaskinen.

§10
B-O har satt ihop en skrivelse gällande en omförhandling av samarbetsavtalet mellan kommunen och KTK avseende padelbanorna. Styrelsen uppdrar åt B-O att boka ett möte och att exempelvis Carl följer med vid detta tillfälle.

§11
Årsmötet bestämdes till den 21/3 klockan 18.30.

§12
Mats gick igenom vad vi kom fram till under workshopen. Det var:

• Tränarbiten
• Öka juniortennisen med 40 nya elever/år
• Öka antalet grupper inom vuxentennisen med 12-15 alternativt 25 /år inklusive padelgrupper.
• Öka banintäkterna

§13
Styrelsen förde diskussioner runt en sponsorkommittée. I denna kommer Carl och Mats att ingå. Carl är sammankallande.

§14
Mötet avslutades.

 

Mattias Kanje                         Mona Larsson
Justeras                                   Sekreterare