Styrelseprotokoll år 2016
Styrelseprotokoll 20 oktober 2016 - nr 6
Närvarande Mattias Kanje, Johan Kjellnäs, B-O Petersson och Mona Larsson
Adjungerad: Lotta Samuelsson
§ 1
Mona Larsson utsågs till sekreterare.
§ 2
B-O Petersson utsågs som justerare.
§ 3
Föregående protokoll gicks igenom
- Inkastet för padelrack är inte löst.
- Utbildningen för Åke gällande padel är klar.
- Padel kommer inte att ingå i idrottsskolan.
- Gällande fångstnätet vid bana 4 behöver det flyttas ca 5 cm.
- Mötet med kommunen, barn och ungdomsnämnden är klart.
§ 4
Lotta gick igenom ansvarsområdena för personalen. Denna redovisning ska även publiceras på hemsidan.
§ 5
Personalfrågor diskuterades. På grund av att det är långa dagar för de som jobbar helg i caféet kommer klubben att dra ner på caféets öppettider under lördagar och söndagar. Receptionens nya öppettider blir fortsättningsvis: Måndag-fredag kl 08.00-19.00, lördag kl 09.30-16.00 och söndag kl 09.45-17.00.
§ 6
Lotta redovisade ekonomin.
§ 7
Lotta berättade att 3 färgprover har tagits fram gällande ommålning i hallen. Klubben väntar fortfarande på offert ifrån Colorama gällande priset på färgen.
§ 8
Styrelsen bestämde att avgiften som CIS ska betala för hösten-16 och våren-17 för Carl Wickman
(där betygssättning ska ske), ska vara 1000:-.I detta pris ingår spel för Carl kvällstid på hans ordinarie träningstid.
§ 9
Styrelsen uppdrog åt Johan Kjellnäs att försöka ordna ett möte med Emil Stille för att diskutera detaljplansändring för utebanorna.
§ 10
B-O har pratat med Bäck och Sporrong (klubbens revisorer), gällande tennisshopen. På revisorernas inrådan så föreslår styrelsen att Åke hädanefter betalar hyra för tennisshopen. Mattias kommer att prata med Åke om detta. Formellt tas ärendet upp på nästa styrelsemöte med förslag på 1000 SEK/månad från årsskiftet.
Vid protokollet Justeras
Mona Larsson B-O Petersson
Styrelseprotokoll 25 augusti 2016 - nr 5
Närvarande: Mattias Kanje, Mats Gustafson, Johan Kjellnäs, Per Albertsson, B-O Petersson och Mona Larsson
§ 1
Mona Larsson utsågs till sekreterare.
§ 2
Mats Gustafsson utsågs som justerare.
§ 3
Föregående protokoll (30/5) gicks igenom och lades till handlingarna.
§ 4
Padeltennisen går bra. Det är högre beläggning på padel än på utebanorna.
§ 5
Klubben funderar på att göra ett inkast där de som hyr padelrack kan lägga dem om banan hyrs efter att personalen har slutat för dagen.
§ 6
Åke går en formell padelutbildning i Malmö.
§ 7
Lukas Nilsson och kommunen vill plocka in padel som en aktivitet i idrottsskolan. Styrelsen ställer sig tveksam till detta.
§ 8
Invigning den 3/9 av padelbanorna klockan 13-18. Då kommer även det nyrenoverade gymmet att förevisas. Nytt för i år är att det är fler fria vikter. Fysen för juniorerna kommer att ske i gymmet och inte ute på någon bana.
§ 9
Målningsarbetet i gymmet är nu klart.
§ 10
B-O påtalar att bana 4 önskar bättre bolldämpning vid baslinjen.
§ 11
Klubben klarar inte på de tomtgränser man har att bygga ut. Klubben önskar 6 ute eller 6 innebanor eller både och. Man måste uppvakta politikerna inte bara tjänstemännen.
§ 12
Styrelsen diskuterade kravlistan från förvaltningschefen Mats Linde.
§ 13
Emad Soukiyh och Mats Linde vill träffa Kalmar TK. Mattias, B-O och Johan representerar KTK.
§ 14
Lotta skickar ut listor på klubbens ekonomi efter semestern.
§ 15
Pia skickar in det som hon har skrivit ihop om Trygg och Säker förening, till Mattias.
§ 16
Styrelsen bestämde ytterligare 2 styrelsemöten under hösten 20/10 och 8/12.
§ 17
Övriga frågor.
Magnus Gustafsson ”Unga lirare” har ett träningsupplägg som han gärna berättar om inför styrelse och tränare. Grundupplägget är Ha kul. Det går ut på att man ska hänga mer på klubben med sina kompisar, titta på film, läsa läxor osv vilket också leder till mer tennisspel.
Styrelsen diskuterade om man eventuellt kan tänka sig ett tennisgymnasium i Kalmar i framtiden.
Man bör även försöka rikta padel mot företag och företagsevenemang.
Gällande Lotta, Åke, Calle och Martin som personal, vad ska ingå för dem? Telefon, kläder, rack osv.
Åke vill gå ner i tid på bana. Åke får specificera vad som ska flyttas.
Justeras Vid protokollet
Mats Gustafsson Mona Larsson
Styrelseprotokoll 30 maj 2016 - nr 4
Närvarande: Mattias Kanje, Mats Gustafson, Björn-Olof Petersson, Per Albertsson, Johan Kjellnäs.
Åke Svensson representant för personalen. Frånvarande: Mona Larsson, Pia Waldem
§ 1
Mattias Kanje utsågs till sekreterare. Johan Kjellnäs till justerare av protokollet.
§ 2
Föregående protokoll gicks igenom och lades till handlingarna.
§ 3 Ekonomin
Ekonomin i nuläget ser bra ut. Det som kan noteras är att det eventuellt inte blir någon julshow i år och att vi då jämfört med 2015 förlorar en hyresintäkt. I övrigt har Carl Enlund förhandlat fram ett nytt treårsavtal med Ironman som är lite lägre i intäkt för hyra av hallen jämfört med 2015. Förrådsbygge och gymutbyggnad med utslagning av väggar blir en utgift på ca 50 000 SEK efter det att vi fått kommunalt bidrag om ca 80 000 SEK.
§ 4 Padel
Kalmar kommun har erbjudit oss att finansiera två padelbanor utomhus mot att vi bekostar det förberedande markarbetet. Skriftligt klartecken från kommunens bygglovschef finns för att starta bygge. Muntlig diskussion mellan företrädare för Kalmar TK och Kalmar kommun har förekommit. Kommunen vill att intäkterna för banhyran skall delas lika mellan Kalmar TK och kommunen. Smålandsidrotten har beviljat Kalmar TK ett bidrag om 150 000 SEK för markarbete. Det finns en offert från PEAB på 473 000 SEK, med tillkommande moms på 25 procent, för markarbeten. Vår kostnad skulle bli 440 000 SEK. Styrelsen ser gärna att den kostnaden reduceras. Åke Svensson har varit i kontakt med ytterligare fem företag för offert, men ingen har kunnat erbjuda arbetet inom den tidsfrist som gäller eller har av andra skäl inte varit intresserade. Åke Svensson har en sjätte offertförfråganute som vi väntar svar från. I en omröstning beslutade styrelsen med röstsiffror 3-2 i favör, (Mattias Kanje, Per Albertson och Mats Gustafson röstade för), för att acceptera padelbygge i samarbete med kommunen under vissa förutsättningar:
- Vi accepterar PEAB:s bud för markarbete om vi inte hittar något billigare anbud.
- Vi anser att kommunen skall stå för löpande underhåll av padelbanorna samt för övriga underhållskostnader som kan uppstå i form av trasig belysning etc.
- Kalmar TK ansvarar för administrationen kring uthyrning. Banhyran kan under de förutsättningarna delas lika mellan kommunen och Kalmar TK.
- Vi vill även ha skriftligt besked från kommunen att de står för hela kostnaden för banbygge exklusive markarbetet.
- Kvarstående frågor som behöver besvaras: Kan elskåpet på gaveln i det hus som IFK Kalmar nyttjar, som ligger närmst de planerade padelbanorna, användas för att förse padelbanorna med el till belysningen?
- Kan brunnarna som finns utanför nuvarande bollplanksområde flyttas inom ramen för den offert vi erhållit från PEAB eller tillkommer extra kostnader?
Åke Svensson har kontaktat kommunala bolag angående var el och vatten finns draget i marken samt Telia så att vi på förhand vet var dessa ledningar/kablar ligger på Kalmar TKs område. Vi har också en ansökan till Arvsfonden som väntar på bedömning. Åke Svensson skall ringa Arvsfonden i veckan för att höra efter om man kan få ut pengar retroaktivt eller om det är krav på att processen skall vara helt prospektiv för att få ut pengar. Styrelsen anser att i första hand skall
likvida medel användas för markarbetet och fonderna i Robur så länge som möjligt ska lämnas orörda.
§ 5 Övrigt
Mats Gustafson vill att vi tar in offert på nytt vad gäller Playsight samt att vi undersöker möjligheterna att klubben skaffar sig en App. Vi beslutar att ta upp dessa punkter på nästa styrelsemöte.
Vid protokollet
Mattias Kanje Johan Kjellnäs
Sekreterare/ordförande Justerare
Styrelseprotokoll 21 mars 2016 - nr 3
Närvarande: Mattias Kanje ordförande, B-O Petersson ledamot, Johan Kjellnäs ledamot, Per Albertsson ledamot
Frånvarande: Mats Gustafson vice ordförande, Pia Waldem ledamot, Mona Larsson sekreterare samt Lotta Samuelsson representant från personalen
§ 1
Mattias Kanje utses till mötets sekreterare och B-O Pettersson till att justera mötesprotokollet.
§ 2
Föregående protokoll gicks igenom och lades till handlingarna.
§ 3
Ekonomin – Kalmar TK har en god ekonomi.
§ 4
Den nya styrelsen konstituerar sig. Vid årsmötet valdes ny styrelse där Mattias Kanje är ordförande, Mats Gustafson vice ordförande, Mona Larsson sekreterare, B-O Pettersson ledamot, Pia Waldem ledamot, Johan Kjellnäs ledamot, Per Albertsson ledamot.
§ 5
Firmatecknare. Som Firmatecknare beslutas ordförande Mattias Kanje (701119-4615) och Lotta Samuelsson (611201-7808).
§ 6
Lotta Samuelsson informerar om verksamheten. Beroende på att Lotta ej kunde närvara har skriftlig information lämnats.
Ekonomin – Placeringskonton samt fonder diskuteras. Beslut att tills vidare inte göra något med dem innan personlig genomgång med styrelsen och Lotta Samuelsson
Personal – Signe (Nystartjobb 1år från och med februari). Ronny som vaktmästare, en månads praktik heltid på KTK därefter 50% för KTK och 50% för IFK Kalmar under sex månader.
Förråd och gym – Klubben har fått 80000 i investeringsbidrag från kommunen för att bygga ett förråd bakom bana 4 vid kortsidan närmst gymmet. I förrådet skall det förvaras bordtennisbord, bowlsutrustning, dammsugare mm. Dessutom skall väggar mellan, gym, korridor samt bollrum slås ut. Offerter inväntas från KV Bygg samt Bröderna Nilsson. Styrelsen beslutar att byggprojektet kan genomföras enligt plan.
Padel – Lotta, Martin, Carl och Åke jobbar på en ansökan till Arvsfonden för att försöka få bidrag för bygge av Padelbanor.
Trygg och säker förening – Snart är det obligatoriskt att uppfylla kraven som ställs för att få kalla sig ”Trygg och säker förening”. Om dessa krav inte är uppfyllda kan man formellt sätt inte söka ekonomiska
bidrag. Styrelsen beslutar att personalen utser projektansvarig som ser till att vi inom tidsramen uppfyller kraven så att vi fortfarande kan söka bidrag. Mona Larsson och Pia Waldem är utsedda sedan tidigare (se protokoll nr 5, 2015-05-21) att arbeta med styrelsens punkter.
Vårens planering – Mattias informerade om de preliminära läger- och tävlingsgverksamheten för våren.
§ 7
Övriga frågor
- B-O Pettersson utses av styrelsen att veckovis gå igenom verifikationsmaterial och attestera dessa på kansliet.
- Till nästa styrelsemöte önskas en presentation av avsiktsförklaringen mot kommunen avseende eventuell uthyrning av framtida lokalyta till skolgymnastikverksamhet. Ansvarig att föredraga detta Mats Gustafson.
- Beslutades att skicka in tennisklubbens åsikt till kommunen att placera framtida simhall på Tallhagen. (Se speciell bilaga).
- Kommunen har en kravspecifikation på vad de vill ha för typ av inomhusanläggning för sin skolgymnastikverksamhet. Styrelsen och personalen måste ha ett möte där vi fastslår Kalmar TKs kravspecifikation på val av underlag, hallstorlek etc. Detta med tanke på att vi inte har önskemål om att kompromissa bort möjligheten att bedriva tennisverksamhet på bra nivå. Mattias Kanje skall kolla med Vetlanda TK och LUGI hur de gjort.
- Diskuterades klargörande och uppföljning av ansvarsområden för personalen.
Mattias Kanje B-O Pettersson
Sekreterare Justerare
Årsmötesprotokoll 10 mars 2016 - nr 2
Årsmöte i Kalmar Tennisklubb för verksamhetsåret 2015
§ 1
Mötet förklarades behörigen utlyst.
§ 2
Ordförande Mats Gustafson förklarade mötet öppnat.
§ 3
Dagordningen godkändes.
§ 4
Bertil Stolt valdes som ordförande för mötet och Lotta Samuelsson valdes som sekreterare.
§ 5
Att som justeringsmän jämte ordförande justera protokollet valdes Björn-Olof Petersson och Stefan Malmgren.
§ 6
Verksamhetsberättelsen godkändes.
§ 7
Efter att Carl-Magnus Bäck föredragit revisionsberättelsen beviljades styrelsen ansvarsfrihet.
§ 8
Beslutades att medlemsavgifterna år 2017 skall höjas till följande belopp: Junior 250 kr, Senior 500 kr och Familj 750 kr
§ 9
Jacob Danell valdes till Årets Junior. Motiveringen är att: ”Jacob är en enormt träningsvillig junior som alltid försöker få till ett extra tennispass och han är beredd att utmana vem som helst. Jacob vet vad han vill med sin tennis och för att nå detta mål vet han att det krävs väldigt mycket träning på och utanför banan. Han tar till sig de råd som tränarna ger och han tar ansvar för sin egen träning och därmed visar han vägen för andra juniorer. Hans envishet har gjort att hans tennisresultat och ranking stadigt har förbättrats. Han ställer alltid upp för Kalmar Tennisklubb och sprider glädje med sin härliga attityd. Fortsätt att träna på och var den du är så kommer du säkerligen en dag att tävla med de allra bästa!”
§ 10
Inga förslag hade väckts av styrelsen eller inlämnats till styrelsen av röstberättigad medlem minst sju dagar före mötet.
§ 11
Följande val förrättades:
- Mattias Kanje valdes som klubbens ordförande för ett år
- Mats Gustafson, Johan Kjellnäs och Per Albertsson valdes som ledamöter för en tid av två år
- Håkan Sporrong och Carl-Magnus Bäck valdes som revisorer för ett år och Ola Gustafsson och Jonas Landin valdes som två revisorssuppleanter för en tid av ett år
- Carl Enlund, Lotta Samuelsson och John Williamsson valdes att fungera som valberedning för nästkommande årsmöte. John Williamsson skall fungera som sammankallande.
§ 12 Övrigt
Bertil Stolt informerade/diskuterade:
- Kalmar Tennisklubbs eventuella framtida utbyggnad
- Kalmar kommun önskar hyra in sig dagtid på en tennisbana för skolverksamhet (idrott) i den framtida utbyggnaden
- Parkeringsproblematiken måste lösas i samband med framtida utbyggnad
- Efter samtal med IFK Kalmar skall Mattias Kanje skicka en skrivelse till kommunen.
Mötet förklarades avslutat
Bertil Stolt Lotta Samuelsson
Ordförande Sekreterare
Björn-Olof Petersson Stefan Malmgren
Justeras Justeras
Styrelseprotokoll 17 februari 2016 - nr 1
§ 1
Mats Gustafson utsågs som sekreterare och Mattias Kanje som justerare
§ 2
Ekonomin: Bra ekonomi i Kalmar Tennisklubb
§ 3
Höjd medlemsavgift 2017. Lotta tar fram ett förslag till styrelsen som skall tas upp på årsmötet.
§ 4
Rackethallen. Mattias Kanje skall skicka skrivelse till kommunen. Beslut väntas för en skola i april/maj i KF. Om simhallen byggs i Tallhagen är detta bäst för KTK.
§ 5
Övrigt:
- Årsmöte, förslag 10 mars.
- Handledare måste vara med om grupper med nyanlända som tränar pga att språk-och kulturkrockar skall undvikas. Säkerhet, larm skall skaffas till ensamarbetande personal. Lotta stämmer av med polisen. Tydliga instruktioner till hur personalen skall agera skall finnas tilll hands.
- Mattias Kanje kandiderar till ordförande i Kalmar Tennisklubb.
- Mats stannar kvar i styrelsen och hjälper till som vice ordförande.
- Mattias lyssnar av samtlig personal för att stötta personalen och få till stånd en bra arbetsfördelning i samverkan med alla i personalen.
Mats Gustafson Mattias Kanje
Sekreterare Justerare
